Organizasyon Reklamlarında İptaller Nasıl Raporlanmalı?

Organizasyon reklamlarında iptaller, sözleşmeyi reklam sistemine öğretmeden ve iptali raporda kendi satırında göstererek raporlanır. İptal, erteleme ve iade üç ayrı durum olarak kaydedilir. İptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşülür, sözleşme gereği firmada kalan kapora ayrı bir satırda gösterilir, ertelenen düğün yeni tarihine taşınır. Reklam sistemlerine sözleşme yerine sözleşmeyi tahmin eden erken bir aşama öğretildiyse iptal reklam sistemindeki hiçbir bilgiyi yanlış bırakmaz. Kanal ve dönem karşılaştırması ise iptal sonrası net katkıyla ve talep grubuna göre yapılır. Düğün iptali çoğu zaman sözleşmeden aylar sonra gelir. Reklam sistemine sözleşmeyi öğreten bir firma, o iptali sisteme geri bildirme fırsatını çoktan kaçırmış olur.

Düğün ve organizasyon firmalarında ölçüm, kayıt sistemi ve reklam yönetimi kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde dokuz ayda imzalanan 44 düğünden biri iptal edildi, biri bir sonraki yıla ertelendi. İptal sözleşmeden dört ay sonra geldi. Reklam sistemlerine sözleşme değil uygun görüşme öğretildiği için reklam sistemlerinin bildiği hiçbir şey yanlış kalmadı. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıda iptallerin reklam raporuna nasıl yansıtıldığını anlatıyorum.

İptal, erteleme ve iade nasıl ayrılır?

Her biri farklı bir şey değiştirdiği için. İptal satışı ortadan kaldırır. Erteleme satışı korur ama tarihini ve tahsilat planını değiştirir. İade ise iptalin ya da kapsam değişikliğinin para tarafıdır ve sözleşmede yazan kurala bağlıdır.

Vakadaki firmada Avrupa’daki Türk çiftlerden biri düğününü aile içindeki bir nedenle bir sonraki yaza erteledi ve sözleşme yeni tarihe taşındı. Bir İstanbul düğünü ise sözleşmeden dört ay sonra iptal edildi. İptal edilen ve ertelenen iki düğün de cumartesi dışındaki tarihlerdeydi. Kapsam değişiklikleri de ayrı tutuldu. Yapılan İstanbul düğünlerinde etkinlik sonrasında kesinleşen bedel, ek misafir ve ek prodüksiyon talepleri nedeniyle sözleşme bedelinin ortalama yüzde 6 üzerindeydi ve bu fark hiçbir satış rakamına eklenmedi.

İptal yönetim raporunda nasıl gösterilir?

Gizlenmeden ve ayrı satırlarla. Vakadaki firmada iptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşüldü ve sözleşme gereği firmada kalan kapora satış olarak değil, ayrı bir satırda iptal geliri olarak gösterildi. Ben iptal satırına üç bilgi daha ekliyorum. Sözleşmenin hangi ay imzalandığı, iptalin sözleşmeden kaç gün sonra geldiği ve boşalan tarihin yeniden satılıp satılmadığı.

Kapora ve sözleşme bedelinin nasıl ayrıldığını kapora ve ciro ölçümü yazısında anlatıyorum.

Reklam sistemine gönderilen dönüşüm iptalde nasıl düzeltilir?

Mümkünse hiç düzeltme gerektirmeyecek bir aşama seçilerek. Google’da tıklama kimliğiyle yüklenen bir dönüşüm tıklamadan sonraki 90 gün içinde yüklenmelidir ve yüklenmiş bir dönüşümü geri almak ya da değerini değiştirmek ilk kayıttan sonraki 55 gün içinde mümkündür. Vakadaki firmada iptal sözleşmeden dört ay sonra geldi. Sözleşme değeri Google’a ana dönüşüm olarak gönderilmiş olsaydı, 55 günlük düzeltme süresi çoktan geçtiği için bu değer reklam sisteminden geri alınamayacaktı.

Firmada bu yüzden reklam sistemlerine uygun görüşme öğretildi. Uygun görüşme, tarihi uygun ve bütçe bandı tutan çiftle gerçekleşen görüşmeydi ve beklenen katkı değeriyle gönderiliyordu. Sözleşme ise Google’a 90 günlük pencereye giren durumlar için yalnızca gözlem dönüşümü olarak yüklendi. Talepten sözleşmeye geçen sürelerin neden bu kararı zorunlu kıldığı aşağıdaki tabloda görülüyor.

Ben iptali reklam sistemine yeni bir olay olarak göndermiyorum. Uygun görüşme gerçekten gerçekleşmiş bir olaydır ve sonradan iptal edilen sözleşme bu olayı yanlış yapmaz. İptal, raporda ve bir sonraki dönemin uygun görüşme değeri hesabında görünür. Segmentin iptal oranı yükselirse o segmentin uygun görüşmesine verilen beklenen katkı değeri düşürülür.

Net katkı nasıl hesaplanır?

İptal sonrası sözleşme bedelinden tedarikçi maliyetleri ve medya düşülerek. Vakadaki firmada Türkiye’deki reklam kanallarında medyanın her lirası, tedarikçi maliyetleri düşüldükten sonra Google’da 7,50 TL, Meta’da 6,15 TL brüt katkı bıraktı. Ben bu hesabı iptal edilen sözleşmeler düşüldükten sonra yapıyorum ve iptal gelirini katkıya eklemiyorum, çünkü iptal geliri bir satış başarısı değildir.

Kanallar ve dönemler iptal sonrası nasıl karşılaştırılır?

Talep grubuna göre ve etkinlik tarihi geldikten sonra. Bir kanalın getirdiği sözleşmelerin iptal oranı yüksekse, o kanalın sözleşme başına maliyeti olduğundan iyi görünür. Vakadaki firmada dönem kapandıktan sonra yaz boyunca sözleşmelerin akıbeti izlendi. Dönemde imzalanan 44 düğünün 40’ı Eylül sonuna kadar yapıldı, 2’si Ekim’de Bodrum’da yapılacaktı. 31 kına ve nişanın 29’u yapıldı, 2’si ileri tarihliydi. Haziran ile Eylül arasındaki 34 cumartesi slotunun tamamında düğün yapıldı.

İki iptal ya da erteleme kanal bazında bir sonuç çıkarmak için çok küçük sayılardır. Bu yüzden ben iptal oranını en az bir tam sezonun sözleşmeleri üzerinden hesaplıyorum ve kanal karşılaştırmasını bu oranla düzeltiyorum. Kanal bazında sözleşme ve katkının nasıl okunduğunu organizasyon WhatsApp ve CRM yazısında hane kaydıyla birlikte anlattım.

İptal riskini erken gösteren işaretler nelerdir?

Kapora, iletişim ve tarih esnekliği. Vakadaki firmada opsiyon en fazla 7 gün sürüyor ve yedinci gün kapora gelmemişse kendiliğinden düşüyordu. Kaporası alınmamış bir tarih sözleşme sayılmadığı için bu kural iptal riskinin büyük kısmını sözleşme öncesinde tutuyordu. Eylül başında dolu görünen 19 cumartesi slotunun 8’i aslında kaporasız opsiyondu ve aranan sekiz çiftin beşi başka bir firmayla anlaşmış ya da düğününü ertelemişti. Ben sözleşme sonrasında da bakiye planındaki gecikmeyi ve çiftle iletişimin kopmasını iptal riski olarak işaretliyorum.

İptal raporlamasında en sık hangi hatalar yapılır?

• Reklam sistemine sözleşmeyi öğretmek. Aylar sonra gelen iptal geri bildirilemez.
• İptali raporda sessizce silmek. İptal oranı ve boşalan tarih görünmez.
• Firmada kalan kaporayı satış saymak. İptal bir başarı gibi görünür.
• Ertelemeyi iptal saymak. Korunan satış kaybedilmiş görünür.
• Ek satışı sözleşme bedeline eklemek. Satış ekibinin başarısı şişer.
• İki iptalden kanal sonucu çıkarmak. Küçük sayı yanlış karara götürür.
• Opsiyonu sözleşme gibi tutmak. İptal riski takvime gizlenir.

İptal raporlaması firmanızda nasıl kurulur?

Önce sözleşmeyi imza ve kaporanın birlikte olmasına bağlayın ve opsiyonlara bitiş tarihi koyun. Sonra kayıt sisteminde iptal, erteleme ve kapsam değişikliği için ayrı durumlar ve iptal nedeni, iptal tarihi ve firmada kalan tutar için ayrı alanlar açın. Ardından reklam sistemlerine sözleşme yerine onu tahmin eden erken bir aşamayı öğretin ve yönetim raporuna net sözleşme, iptal geliri ve yeniden satılan tarih satırlarını ekleyin. Sezon sonunda etkinliklerin akıbetini izleyen bir kapanış raporu hazırlamak bu düzenin son adımıdır. Düğün firmalarında Performance Max’in hangi dönüşümle test edilmesi gerektiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum. Organizasyon firmalarında iptal ve erteleme kaydının HubSpot ya da Pipedrive’da nasıl tutulacağını da ayrıca anlatıyorum.

Ölçüm tarafında nasıl çalıştığımı hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde bulabilirsiniz. İptal raporlamasının bütün stratejideki yeri düğün organizasyonu pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Uygun görüşmeyi öğretmek iptal olduğunda reklam verisini bozar mı?

Vakadaki firmada bozmadı. Uygun görüşme gerçekten gerçekleşmiş bir olaydı ve sözleşmeden dört ay sonra gelen iptal bu olayı yanlış yapmadı. Sözleşme ana dönüşüm olarak gönderilmiş olsaydı, Google’daki 55 günlük düzeltme süresi geçtiği için değer geri alınamayacaktı.

İptal edilen düğünün kaporası satış sayılır mı?

Sayılmaz. Vakadaki firmada sözleşme gereği firmada kalan kapora ayrı bir satırda iptal geliri olarak gösterildi ve iptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşüldü.

Ertelenen düğün nasıl raporlanır?

Korunan bir satış olarak. Vakadaki firmada ertelenen düğünün sözleşmesi yeni tarihe taşındı. Satış raporunda kalır, etkinlik raporunda ise yeni tarihin dönemine geçer.

İptal oranı hangi dönemle hesaplanmalı?

En az bir tam sezonla. Bir dönemde imzalanan sözleşmelerin etkinlikleri aylar sonra yapıldığı için iptal oranı ancak etkinlik tarihleri geldikçe kesinleşir. Ben oranı sezon kapandıktan sonra hesaplıyorum ve kanal karşılaştırmasını bu oranla düzeltiyorum.

İptal düzeltmelerinin doğru yapıldığı hangi kayıtlarla doğrulanır?

CRM iptal kaydı, reklam sistemine gönderilen düzeltme listesi ve muhasebe iade kaydıyla. Ben iptal edilen her sözleşmenin reklam sistemindeki dönüşümünün düzeltilip düzeltilmediğini her ay listeden kontrol ediyorum. Net katkıyı iptal ve iadeden sonra hesaplıyor, kanalları talep grubuna göre karşılaştırıyorum.

Kaynaklar

Bu yazıdaki platform ve mevzuat bilgilerini Ekim 2026’da aşağıdaki resmi kaynaklardan kontrol ettim.

• Google Ads Yardım, dönüşüm düzeltmeleri hakkında
• Google Ads Yardım, çevrimdışı dönüşüm içe aktarma hakkında