Organizasyon Firmalarında HubSpot veya Pipedrive Nasıl Seçilir?

Organizasyon firmalarında HubSpot ile Pipedrive arasındaki seçim marka adına göre değil, üç ihtiyaca göre yapılır. Takvim, teklif ve e posta işinin CRM’in içinde mi dışında mı yürüyeceği, etkinlik tarihi, teklif sürümü, kapora ve hane gibi alanların ve WhatsApp ile reklam sistemlerine giden bağlantının hangi lisansla kurulabildiği ve bütün bunların sözleşme başına ne tuttuğu. İki araç da bir organizasyon satış hattını yönetebilir. Fark, firmanızın zorunlu kayıtlarının hangi abonelik katmanında açıldığında ortaya çıkar. Belirleyici olan araç değil, firmanın kurmak zorunda olduğu kayıttır.

Düğün ve organizasyon firmalarında reklam, form ve ölçüm kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde çalışmaya başladığımızda bir CRM yoktu. Takip bir Excel dosyasında ve kurucunun hafızasında, bütün mesajlar kurucunun telefonundaki WhatsApp hattındaydı. Bu ekip için CRM seçiminde belirleyici olan şey hane kaydının kurulabilmesiydi. Vaka analizinde hangi aracın seçildiği yazmıyor. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıdaki araç bilgileri HubSpot’un ve Pipedrive’ın kendi yardım sayfalarına dayanıyor.

Organizasyon CRM’i hangi kayıtları tutmak zorundadır?

Satış hattını ve takvimi aynı yerde gösteren kayıtları. Benim kullandığım satış hattı şu sırayla ilerler. Talep, tarih ve bütçe uygunluğu, keşif görüşmesi, teklif, sözleşme, kapora, etkinlik ve bakiye ya da iptal. Bu hattın her adımı bir alanla kayda geçer.

Kayıt	Neden zorunlu?	Vakadaki karşılığı
Etkinlik türü, tarihi ve yeri	Segment ve takvim aynı kayıttan okunur	Dört segment ayrı izlendi
Tarih durumu	Satılmış, opsiyonlu ve boş ayrılır	Dolu yazan 19 cumartesinin 8’i opsiyondu
Dil ve saat dilimi	Talep doğru kişiye ve doğru saatte gider	Yabancı taleplerin yüzde 58’i akşam geliyordu
Görüşme ve uygunluğu	Reklam sistemine giden aşama	763 görüşmenin 412’si uygun
Teklif sürümü ve geçerlilik tarihi	Revizyon ve kur riski izlenir	21 günlük geçerlilik
Sözleşme, kapora ve bakiye	Dört tutar birbirine eklenmez	Kapora sözleşme bedelinin içinde
Hane	Nişan, kına ve düğün aynı ailede birleşir	7 düğün nişan hanelerinden geldi
Kayıp nedeni, iptal ve erteleme	Kaybın ve iptalin nedeni okunur	127 kayıp, 1 iptal, 1 erteleme

Takvim, teklif ve e posta ihtiyacı nasıl belirlenir?

Her biri için tek bir yetkili kayıt seçilerek. Vakadaki firmada sitedeki müsaitlik takvimi her sabah kayıt sisteminden güncelleniyordu ve opsiyonlu tarih artık dolu değil, opsiyonlu görünüyordu. Opsiyon en fazla yedi gün sürüyordu, beşinci gün sorumlu planlayıcıya hatırlatma gidiyordu. Bu kural bir takvim uygulamasıyla değil, CRM’deki tarih durumu alanı ve bir otomasyonla çalışır. Ben müsaitlik için tek yetkili kaydı CRM’deki tarih alanı yapıyorum ve sitedeki takvimi oradan besliyorum.

Teklif tarafında iki araç farklı yoldan gider. HubSpot’un yardım sayfasına göre teklif üzerinde e imza, Revenue Hub adlı ayrı bir aboneliğin Professional ya da Enterprise katmanını ve o abonelikte bir kullanıcı koltuğunu istiyor. Aylık imza sayısı da kullanıcı başına sınırlı. Pipedrive’ın yardım sayfasına göre e imzayı da içeren Smart Docs özelliği Premium ve Ultimate planlarında dahil, Lite ve Growth planlarında ek satın alımla geliyor. Vakadaki firmada teklif artık PDF eki olarak değil, firmanın kendi alan adında çifte özel bir teklif sayfasının bağlantısıyla gidiyordu. Teklifin nerede hazırlanacağı bu yüzden imza ihtiyacından ayrı düşünülür.

E posta tarafında araçtan önce alan adı kontrol edilir. Vakadaki firmada test adreslerine gönderilen cevapların yüzde 37’si gereksiz klasörüne düşüyordu, çünkü gönderimler kimlik doğrulama kayıtları olmayan bir sunucudan yapılıyordu. CRM hangi araç olursa olsun, satış ekibinin gönderdiği e posta firmanın alan adındaki bu kayıtlarla doğrulanmıyorsa çifte ulaşmayabilir.

Aşama ve alan yapısı iki araçta nasıl kurulur?

Satış hattı ve özel alanlar iki araçta da kurulabilir. Fark hane gibi bir üst kayıtta ortaya çıkar. Vakadaki firmada nişanı gelinin annesi telefonla ayarlamış, düğün için aylar sonra gelin formu doldurmuştu ve sistem bunları iki ayrı yeni müşteri sanıyordu. Hane kaydında soyadı, ebeveyn telefonları, adres ve etkinlik tarihlerinin yakınlığı bir eşleşme önerisi oluşturuyor, satış sorumlusu bu öneriyi onaylıyor ya da reddediyordu.

İhtiyaç	HubSpot	Pipedrive
Satış hattı ve aşamalar	Fırsat hattı	Satış hattı
Hane için üst kayıt	Şirket kaydı ya da Enterprise’da özel nesne	Kuruluş kaydı
Hanedeki kişinin rolü	Özel ilişki etiketi Professional ve Enterprise’da	Kişi kaydında özel alan
Kayıp nedeni	Kayıp nedeni alanı	Kayıp nedenleri listesi
Teklif ve e imza	Revenue Hub Professional ya da Enterprise	Smart Docs, Premium ve Ultimate’da dahil

HubSpot’un yardım sayfasına göre özel nesne oluşturmak Enterprise aboneliği, özel ilişki etiketi oluşturmak Professional ya da Enterprise aboneliği istiyor. Hane için ayrı bir nesne kurmak yerine şirket kaydını hane olarak kullanmak çoğu firmada yeterli olur. Pipedrive’da kişiler bir kuruluş kaydına bağlanır ve hane bu kuruluş kaydıyla kurulabilir. Pipedrive’ın en üst planı olan Ultimate’da özel alan sayısı 500 ile sınırlı. Bir organizasyon firmasının ihtiyacı bunun çok altındadır.

Kayıp nedeni alanı nasıl kurulur?

Zorunlu bir açılır liste olarak ve serbest metin yerine sabit seçeneklerle. Vakadaki firmada dokuz ayda kaybedilen 127 teklifin 38’i başka bir firmayı seçen, 34’ü bütçesi yetmeyen, 23’ü kararını erteleyen, 21’i tarih ya da mekan nedeniyle vazgeçen, 11’i ise hiç cevap vermeyen çiftlerdi. Bu beş seçenek benim kullandığım listenin temelidir. Başka firmayı seçen çift için ayrıca rakibin teklifinin bizimkinden önce ulaşıp ulaşmadığını soran ikinci bir alan açıyorum. Vakadaki firmada bu durum 38 çiftin 22’sinde görülmüştü.

Alanın zorunlu olması, fırsat kaybedildi olarak işaretlenirken boş bırakılamaması demektir. İki araçta da fırsat kaybedildi olarak işaretlenirken kayıp nedeni sorulacak şekilde ayar yapılabilir. Bu ayarın firmanızın abonelik katmanında açık olup olmadığını kurulumdan önce kontrol ediyorum. Ben serbest metni yalnızca ek açıklama için bırakıyorum, çünkü serbest metin her ay okunabilir bir dağılıma dönüşmez.

İptal ve erteleme kaydı nasıl tutulur?

Kayıp nedeninden ayrı bir aşamada ve tutarlarıyla birlikte. Vakadaki firmada dönemde imzalanan 44 düğünden biri sözleşmeden dört ay sonra iptal edildi, biri bir sonraki yıla ertelendi. İptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşüldü, sözleşme gereği firmada kalan kapora ise satış olarak değil, ayrı bir satırda iptal geliri olarak gösterildi. Ertelenen düğünün sözleşmesi yeni tarihe taşındı.

Alan	İptal	Erteleme
Tarih	İptal tarihi	Eski ve yeni etkinlik tarihi
Neden	Sabit seçenekli neden	Sabit seçenekli neden
Tutar	Düşülen sözleşme bedeli ve kalan kapora	Taşınan sözleşme bedeli
Takvim	Slot yeniden açılır	Eski slot açılır, yeni slot tutulur
Reklam sistemi	Uygun görüşme değeri değişmez	Değişmez

Son satır önemli. Vakadaki firmada reklam sistemlerine sözleşme değil uygun görüşme öğretildiği için iptal reklam verisini bozmadı. Google’da yüklenmiş bir dönüşümü geri almak ya da değerini değiştirmek ilk kayıttan sonraki 55 gün içinde mümkün ve iptal bu süreden çok sonra geldi.

WhatsApp ve reklam bağlantısı nasıl kontrol edilir?

Her bağlantının hangi abonelikte açıldığına bakılarak. HubSpot’un yardım sayfasına göre WhatsApp’ı HubSpot gelen kutusuna bağlamak pazarlama ya da müşteri hizmetleri tarafında Professional veya Enterprise aboneliği istiyor ve kişisel bir WhatsApp hesabı bağlanamıyor, bir WhatsApp Business hesabı gerekiyor. Pipedrive’ın yardım sayfası WhatsApp entegrasyonunu Growth ve üzeri planlarda gösteriyor. İki durumda da müşterinin son mesajının üzerinden yirmi dört saat geçtiğinde yalnızca onaylı şablon mesaj gönderilebiliyor.

Reklam tarafında iki araç da çevrimdışı dönüşümü Google’a ve Meta’ya taşıyacak bağlantılarla çalışabilir ama bu bağlantıların bir kısmı ek araç ya da geliştirme ister. Vakadaki firmada her uygun görüşme kayıt sisteminden reklam sistemlerine segmentin beklenen katkısıyla gönderildi. Ben hazır entegrasyon sözü vermeden önce bağlantıyı firmanın kendi lisansıyla bir test kaydı üzerinde deniyorum.

Lisans, entegrasyon ve kullanıcı maliyeti nasıl hesaplanır?

Sözleşme başına bir maliyet olarak. Liste fiyatları sık değiştiği için ben karşılaştırmayı her zaman teklif günündeki fiyatla ve aynı formülle yapıyorum.

Kalem	Tanım
Yıllık lisans	Ücretli koltuk sayısı çarpı koltuk fiyatı, gerekiyorsa ek abonelikler
Kurulum ve entegrasyon	Alan yapısı, takvim bağlantısı, WhatsApp ve reklam bağlantıları
Yıllık bakım	Otomasyonların ve bağlantıların düzeltilmesi
Sözleşme başına CRM maliyeti	Üç kalemin toplamı bölü yıllık imzalanan sözleşme

Koltuk sayısı ekibin yapısından çıkar. Vakadaki ekipte kurucunun yanında üç düğün planlayıcısı, iki satış sorumlusu ve yarı zamanlı bir İngilizce koordinatör vardı. Saha ekipleri satış kaydına girmiyordu. Firma dokuz ayda 75 sözleşme imzaladı. Ben iki aracı, ekibin gerçekten kullanacağı özelliklerin açıldığı en düşük katmanla karşılaştırıyorum. Yalnızca e imza ya da WhatsApp için bir üst aboneliğe geçmek gerekiyorsa o kalemi ayrıca hesaba katıyorum.

CRM seçiminde en sık hangi hatalar yapılır?

• Aracı özellik listesine bakarak seçmek. Zorunlu kayıtların hangi katmanda açıldığı görülmez.
• Hane kaydını sonraya bırakmak. Nişan müşterisi düğünde yeni müşteri sanılır.
• Müsaitliği CRM dışında ikinci bir takvimde tutmak. Opsiyonlar yine süresiz kalır.
• Kayıp nedenini serbest metin yapmak. Dağılım okunamaz.
• İptali kayıp nedeni gibi kaydetmek. İptal geliri ve takvim etkisi kaybolur.
• WhatsApp için gereken aboneliği sonradan fark etmek. Maliyet hesabı baştan yanlış olur.
• E posta alan adını kontrol etmeden geçiş yapmak. Teklifler yine gereksiz klasöre düşer.

HubSpot veya Pipedrive firmanızda nasıl seçilir?

Önce firmanızın zorunlu kayıtlarını yazın ve satış hattının aşamalarını çizin. Sonra her kaydın ve her bağlantının iki araçta hangi abonelik katmanında açıldığını kendi ekibinizle bir deneme hesabında kontrol edin. Hane kaydını, kayıp nedeni listesini ve iptal aşamasını deneme hesabında gerçekten kurun. Ardından koltuk sayısını, kurulum ve bakım işini ve gerekiyorsa ek abonelikleri aynı formülle sözleşme başına maliyete çevirin. Son olarak e posta alan adınızın kimlik doğrulamasını geçişten önce tamamlayın. WhatsApp konuşmalarının kayda nasıl bağlandığını organizasyon firmalarında WhatsApp ve CRM yazısında, kayıp nedenlerinin nasıl analiz edildiğini teklif kayıp nedeni yazısında, iptallerin nasıl raporlandığını organizasyon reklamlarında iptal ölçümü yazısında bulabilirsiniz. Bu alanlardan hangi göstergelerin çıktığını organizasyon satış ekibi KPI yazısında anlattım.

CRM kurulumunda nasıl çalıştığımı hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde bulabilirsiniz. CRM’in bütün stratejideki yeri düğün ve organizasyon pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Küçük bir organizasyon firması için HubSpot mu Pipedrive mı daha uygun?

Tek bir doğru cevap yok. Ben satış hattını sade tutan ve WhatsApp ile e imzayı tek bir planda isteyen küçük ekiplerde Pipedrive’ı, pazarlama ve müşteri hizmetleri verisini de aynı yerde toplamak isteyen ekiplerde HubSpot’u daha yakın buluyorum. Karar, hane kaydının ve zorunlu bağlantıların hangi katmanda açıldığına ve sözleşme başına maliyete göre verilir.

Excel’den CRM’e geçmek satışı bozar mı?

Vakadaki firmada bozmadı. Excel ve kurucunun telefonundaki WhatsApp yerine kayıt sistemi kurulduktan sonra aynı ailenin iki kez kayıtlı olduğu görüldü ve dönemin 7 düğün sözleşmesinin nişanını firmayla yapmış hanelerden geldiği ortaya çıktı. İmzalanan sözleşme sayısı geçen yılın aynı dönemine göre yüzde 59,6 arttı. Bu artış yalnızca CRM’den değil, aynı dönemde yapılan takvim, e posta ve teklif düzeltmelerinden de geldi.

Hane kaydı iki araçta da kurulabilir mi?

Kurulabilir. HubSpot’ta şirket kaydı, Pipedrive’da kuruluş kaydı hane olarak kullanılabilir. HubSpot’ta hanedeki kişinin rolünü etiketlemek Professional ya da Enterprise, ayrı bir hane nesnesi kurmak ise Enterprise aboneliği istiyor.

CRM seçerken ilk neye bakılmalı?

Firmanın kurmak zorunda olduğu kayda. Vakadaki ekip için bu hane kaydıydı. Başka bir firmada bu, çok dilli taleplerin saat dilimine göre yönlendirilmesi ya da teklif sürümünün kur bilgisiyle tutulması olabilir. Araç bu kaydı istenen katmanda kuramıyorsa diğer özellikleri ikinci plandadır.

Seçilen CRM’in işe yaradığı hangi kayıtlarla doğrulanır?

Alan doluluk raporu, aşama süreleri ve kullanıcı etkinlik kaydıyla. Ben geçişten sonraki ilk üç ayda zorunlu alanların doluluk payını, taleplerin aşamalarda bekleme süresini ve ekibin araca giriş sıklığını izliyorum. WhatsApp ve reklam kaynağının kayda düşüp düşmediğini her hafta rastgele seçtiğim taleplerle kontrol ediyorum.