Dolu tarihlere gelen düğün talepleri reklamdan önce takvim düzeltilerek azaltılır. Mekan, ekip ve tarih müsaitliği tek bir kayıtta tutulur, kaporası alınmamış opsiyonlar belirli bir süre sonra kendiliğinden düşer, müsaitlik sitede ve reklamda görünür ve dolu tarihi soran çifte aynı anda alternatif tarih önerilir. Dolu tarihe gelen talep çoğu zaman reklamın değil takvimin sorunudur. Takvimde dolu yazan tarihlerin bir kısmı aslında kaporası hiç alınmamış opsiyonlardır. Takvim doğru tutulmadan reklama dolu tarih yazmak, satılabilir tarihleri de satış dışı bırakır. Dolu tarihi soran çift de kayıp değildir. Bütçesini netleştirmiş ve hazırlığa erken başlamış bir çifttir ve doğru alternatifle sözleşmeye dönebilir.
Düğün ve organizasyon firmalarında müsaitlik takvimi, teklif akışı ve reklam planı kuruyorum. İstanbul merkezli lüks bir organizasyon ekibinde Eylül’de gelen taleplerin yüzde 41’i takvimde dolu görünen bir tarihi soruyordu. Rakamları kolay hatırlandığı için 6 Haziran 2026 cumartesi için dokuz ayda 37 talep geldi. Takvim ve form düzeltildikten sonra dolu tarih payı Mayıs’ta yüzde 8’e indi ve Haziran ile Eylül arasındaki 34 cumartesi slotunun tamamı Mayıs bitmeden satıldı. Bütün süreci düğün organizasyon vaka analizinde anlattım. Bu yazıda dolu tarih sorununun nasıl kapatıldığını adım adım anlatıyorum.
Çünkü en çok istenen tarihler en hazırlıklı çiftlerin seçtiği tarihlerdir. Haziran’ın ilk cumartesileri, Eylül’ün ilk haftası ve kolay hatırlanan tarihler, hazırlığa erken başlayan ve bütçesini netleştirmiş çiftlerin listesinin başındadır. Vakadaki firmada bu talepler bütçe bakımından çoğu zaman en iyi taleplerdi. Satış ekibi tarihin dolu olduğunu yazıyor ve konuşma orada bitiyordu. Çifte başka bir tarih önerilmiyor, çift bir daha aranmıyordu.
Reklamlar bu sorunu her gün büyütüyordu. Google’daki tek kampanya düğün organizasyonu arayan herkese görünüyor, Meta’daki mesaj reklamı geçmiş yazın en güzel Haziran düğünlerini gösteriyordu. Reklamların hiçbirinde takvimle ilgili bilgi yoktu ve iki reklam sistemi de dolu bir tarihi soran çift ile boş bir tarihi soran çifti aynı değerde başarı sayıyordu. Sistem en çok form dolduran insanları bulmayı öğrenmişti ve en çok form dolduranlar en popüler tarihleri soranlardı.
Sanıldığından az. Vakadaki firmada Eylül başında satış ekibinin listesinde Haziran ile Eylül arasındaki 34 cumartesi slotunun 19’u dolu yazıyordu. Sözleşmelere ve kapora dekontlarına tek tek bakıldığında bunların yalnızca 11’inin gerçekten satıldığı görüldü. Geri kalan 8 slot opsiyondu. Bir çift görüşmede bir tarihi beğenmiş, ailesiyle konuşup döneceğini söylemiş, ekip de iyi niyetle o tarihi tutmuştu. Opsiyonların en eskisi beş aylıktı ve hiçbirinin bitiş tarihi yoktu.
| Takvim kaydı | Slot | Ne çıktı? |
|---|---|---|
| Listede dolu yazan | 19 | Sözleşme ve kapora dekontuyla kontrol edildi |
| Gerçekten satılmış | 11 | Sözleşme imzalı ve kapora tahsil edilmiş |
| Bitiş tarihi olmayan opsiyon | 8 | Çiftler tek tek arandı |
| Başka firmayla anlaşmış ya da ertelemiş | 5 | Slot takvime geri döndü |
| Karar vermek üzere | 3 | Kapora istendi, iki hafta içinde sözleşme imzalandı |
Beş slot bir anda takvime geri döndü. Bunların biri 6 Haziran cumartesinin ikinci slotuydu. Firma aynı gün en fazla iki düğün yapabiliyordu, biri İstanbul’da, biri Bodrum ya da Antalya’da, çünkü iki saha ekibi vardı. Takvimin kapasite birimi gün değil slottu ve bu ayrım yazılmadan dolu ile müsait doğru okunamıyordu.
Satış ekibinin, reklam yöneticisinin ve sitenin aynı takvime bakmasıyla. Takvim kayıt sisteminde tutulur ve her slotun dört durumu olur. Müsait, opsiyonlu, satıldı ve kapasite dışı. Opsiyonlu bir tarih artık dolu görünmez, opsiyonlu görünür.
| Kural | Vakadaki uygulama |
|---|---|
| Opsiyon süresi | En fazla 7 gün |
| Hatırlatma | Beşinci gün sorumlu planlayıcıya otomatik hatırlatma |
| Düşme | Yedinci gün kapora gelmemişse opsiyon kendiliğinden düşer, çifte nazik bir mesaj gider |
| Satıldı sayılma | Sözleşme imzalanmış ve kapora tahsil edilmiş, ikisinden biri eksikse satılmış sayılmaz |
| Kapasite | Aynı gün en fazla iki slot, saha ekibi sayısına göre |
Bu küçük ayrım satış ekibinin cevabını da değiştirdi. Bir çifte o tarihin bir opsiyonu olduğunu ve bir hafta içinde netleşeceğini söylemek, dolu demekten çok daha fazla görüşme getirdi. Kapora ve sözleşmenin neden ayrı ölçüldüğünü lüks düğün reklam bütçesi yazısında da anlattım.
Kazanılabilir, takvim değiştiğinde onlara haber verilirse. Vakadaki firmada takvime geri dönen beş tarih için son dört ayda dolu cevabı alıp geri çevrilmiş 23 çift WhatsApp ve e posta kayıtlarından bulundu ve tek tek yeniden yazıldı. Mesaj kısaydı ve dürüsttü. Takvimde bir değişiklik olduğu, sordukları tarihin yeniden müsait olduğu söylendi. Dördüyle görüşme yapıldı, ikisi sözleşme imzaladı. Reklama tek lira harcamadan gelen iki düğün, takvimin yanlış tutulmasının ne kadar pahalı olduğunu ekibe anlatmanın en kısa yoluydu.
Bunun için her ret kaydının nedeniyle tutulması gerekir. Hangi çift hangi tarih için, hangi gerekçeyle geri çevrildi? Bu kayıt yoksa tarih açıldığında kime haber verileceği bilinmez.
Ay ay gösterilen basit bir takvimle ve reklam metnine taşınan kalan tarih sayısıyla. Vakadaki firmada her cumartesi, cuma ve pazar için müsait, son slot ya da dolu bilgisi olan bir takvim sitede herkese açıldı. Müşteri adı yazmıyordu ve takvim her sabah kayıt sisteminden güncelleniyordu.
Dolu tarih payı Eylül’de yüzde 41, Ekim’de yüzde 37’ydi. Takvim ve form Ekim sonunda yayına girdikten sonra Kasım’da yüzde 21’e, Ocak’ta yüzde 12’ye, Mayıs’ta yüzde 8’e indi. Formun soru soru kurulumunu organizasyon formu yazısında anlatıyorum.
Çiftin ihtiyacına göre ve fiyatı düşürmeden. İstanbul’da evlenen bir Türk çiftin misafirlerinin çoğu çalışır ve cumartesi onlar için gerçekten gereklidir. Bodrum’da evlenen İngiliz bir çiftin misafirleri ise zaten bir haftalığına tatile gelir ve onlar için perşembe ile cumartesi arasında fark yoktur. Vakadaki firmada yabancı çiftlere ilk görüşmede cumartesi dışındaki tarihler öncelikli olarak önerildi ve cumartesiler en çok ihtiyacı olan müşteriye satıldı.
Cuma ve pazar düğünlerini satmak için firma kendi fiyatını düşürmedi. Mekanların cuma ve pazar günleri cumartesiden belirgin biçimde daha düşük fiyat verdiği anlatıldı. Aynı ekip, aynı prodüksiyon ve mekanda daha düşük bir bedel. İndirim firmanın değil mekanındı ve bu cümle hem marjı hem de lüks algısını korudu. Takvimde bir fırsat da vardı. 26 Haziran 2026 bir cumaya denk geliyordu ve 6 Haziran kadar akılda kalıcıydı. Bu tarih ayrı bir reklamla duyuruldu ve iki saha ekibi de o cuma için doldu. Yaz cumartesisi dışındaki düğün sayısı geçen yılın 6’sından 21’e çıktı. Hafta içi tarihlerin nasıl pazarlandığını hafta içi düğün tarihleri yazısında anlatıyorum.
Çünkü dolu tarih payını ancak ret nedenleri ölçer. Vakadaki firmada dolu tarih payı, dolu bir tarih soran taleplerin o ayki bütün taleplere oranıyla hesaplandı. Bunun yanında her ret için dört bilgi tutuldu.
| Ölçü | Pay | Payda |
|---|---|---|
| Dolu tarih payı | Dolu bir tarihi soran talep | O ayki bütün talepler |
| Alternatif kabul oranı | Önerilen alternatif tarihle görüşmeye geçen talep | Dolu tarih soran ve alternatif önerilen talep |
| Opsiyondan sözleşmeye dönüş | Opsiyon süresi içinde kapora yatıran çift | Verilen opsiyon |
| Geri kazanılan çift | Tarih açılınca yeniden yazılıp görüşmeye gelen çift | Aynı tarih için daha önce geri çevrilen çift |
Bu ölçüler satış ekibinin performansını da gösterir. Dolu tarih payı yüksek ama alternatif kabul oranı düşükse sorun reklamda değil, satış ekibinin alternatif önerme biçimindedir. Organizasyon satış ekibi için hangi göstergelerin izlenmesi gerektiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.
Satılacak tarihlere kayar ya da azalır. Vakadaki firmada her pazartesi bir sonraki sezonun kalan slot sayısına ve segmentin son dört haftadaki uygun görüşme maliyetine bakıldı. Haziran cumartesileri Şubat’ta tükendiğinde İstanbul düğünü bütçesi cuma ve pazar mesajlarına ve kına tarafına kaydırıldı. Yaz cumartesilerinin tamamı satıldıktan sonra Mayıs’ta toplam medya 319 bin TL’ye, yani dönemin en düşük seviyesine indi. Satacak cumartesisi kalmamış bir firmanın cumartesi talebi için para harcamasının anlamı yoktu.
Satılan bir tarihin de geri dönebileceği unutulmamalı. Dönemde imzalanan 44 düğünden biri iptal edildi, biri bir sonraki yıla ertelendi. İptal edilen tarih takvimde yeniden müsait olur ve o tarih için geri çevrilmiş çiftlere aynı yöntemle haber verilir. Organizasyon reklamlarında iptallerin nasıl raporlanması gerektiğini ayrı bir yazıda anlatıyorum.
Önce takvimdeki her dolu tarihi sözleşme ve kapora dekontuyla kontrol edin ve opsiyonları ayırın. Sonra opsiyon süresini ve hatırlatma kuralını yazın, slotları dört duruma ayırın ve takvimi kayıt sisteminden her sabah siteye taşıyın. Ardından formun ilk sorusunu tarih yapın, dolu tarihte üç alternatif gösterin ve kalan tarih sayısını reklam metnine bağlayın. Geri çevrilen çiftleri ret nedeniyle kaydetmek ve tarih açıldığında onlara yazmak bu düzenin son adımıdır.
Takvim ve teklif akışını nasıl kurduğumu hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde, takvime göre reklam planını aynı sayfanın müsait tarihe göre reklam ve teklif planı bölümünde bulabilirsiniz. Müsaitliğin bütün stratejideki yeri düğün ve organizasyon pazarlaması rehberinde anlatılıyor.
Müşteri adı ve ayrıntı yazılmadığında verdiği bilgi sınırlıdır. Vakadaki firmanın takviminde yalnızca müsait, son slot ve dolu bilgisi vardı. Buna karşılık dolu tarih payı yüzde 41’den yüzde 8’e indi ve yaz cumartesilerinin tamamı Mayıs bitmeden satıldı.
Kararın gerçekten verilebileceği kadar kısa. Vakadaki firmada süre 7 gündü, beşinci gün hatırlatma gidiyor, yedinci gün kapora gelmemişse opsiyon düşüyordu. Süresiz opsiyonların beşi aylar sonra başka firmayla anlaşmış ya da ertelemiş çıktı ve kimse bunu haber vermemişti.
Dolu tarihi değil, kalan tarihi yazmak daha iyi çalışır. Vakadaki firmada Google reklamlarına her ayın kalan tarih sayısı taşındı, Meta’da her ayın kalan tarihleri kaydırmalı reklamla gösterildi. Böylece reklam çifti dolu bir tarihten uzaklaştırmak yerine müsait bir tarihe çağırdı.
Doğru anlatılırsa bozmaz. Vakadaki firma kendi fiyatını düşürmedi, mekanların cuma ve pazar günleri daha düşük fiyat verdiğini anlattı. Aynı ekip ve aynı prodüksiyonla mekanda daha düşük bir bedel. Yaz cumartesisi dışındaki düğün sayısı 6’dan 21’e çıktı.
Müsaitlik takvimi, CRM ret nedeni ve talep kaydıyla. Ben her talebin istediği tarihi ve o tarihin talep anındaki durumunu kaydediyor, dolu tarihe gelen talep payını kampanya bazında izliyorum. Alternatif tarih önerisinin sözleşmeye dönüşüp dönüşmediğini ret nedeni alanından okuyorum. Takvimde dolu görünüp aslında boş olan tarihleri her ay ayrıca sayıyorum.