Franchise CRM sisteminde üç bölümde toplanan aşamalar bulunmalı. İlk bölüm iletişim ve uygunluktur. Başvuru, ilk temas ve uygun yatırımcı, bekleme listesi, kapalı bölge ya da iş başvurusu ayrımı burada yapılır. İkinci bölüm görüşme, lokasyon ve sözleşmedir. Gerçekleşen keşif görüşmesi, gizlilik sözleşmesi ve bilgi paketi, ön protokol, lokasyon onayı ve franchise sözleşmesi bu bölümdedir. Üçüncü bölüm tahsilat, açılış ve vazgeçmedir. Giriş bedelinin taksitleri, açılış görevleri, açılış günü ve her aşamadan çıkan adayın nedeni burada tutulur. Franchise CRM’i bir başvuru listesi değil, adayın başvurudan açılışa kadar geçtiği yolun haritasıdır. İmza bu yolun sonu değil ortasıdır, çünkü merkezin asıl geliri açılışta başlar ve imza ile açılış arasında her şey olabilir.
Franchise ve zincir markalarda kayıt sistemi, satış süreci ve ölçüm kuruyorum. İzmir merkezli bir kahve zincirinde satış sırası önce lokasyon, sonra imza olarak değiştirildikten sonra imzadan açılışa geçen sürenin medyanı 225 günden 121 güne indi ve bu düzenle imzalanan sözleşmelerin hiçbirinde cayma olmadı. On dört ayda 320 keşif görüşmesi yapıldı, 17 sözleşme imzalandı. Bütün süreci franchise vaka analizinde anlattım. Bu yazıda kayıt sisteminin aşamalarını anlatıyorum.
Çünkü franchise satışı uzun ve çok adımlıdır, her adımda başka bir ekip devreye girer. Pazarlama başvuruyu getirir, satış uzmanı görüşmeyi yapar, iş geliştirme lokasyonu inceler, hukuk sözleşmeyi hazırlar, muhasebe tahsilatı izler, operasyon açılışı yürütür. Aşamalar yazılı değilse her ekip kendi listesini tutar ve aday ekipler arasında kaybolur. Vakadaki zincirde çalışma başladığında imzalanmış ama açılmamış altı sözleşme vardı ve en eskisi on bir aydır bekliyordu. Pazarlama raporları bu altı sözleşmeyi başarı olarak saymaya devam ediyordu.
Başvuruyu ayıran dört çıkışla. Vakadaki zincirde başlangıçta tekil başvuruların yüzde 31’i kapalı bölgelerden, yüzde 14’ü ise aslında iş başvurusu olarak geliyordu. Bunlar aynı listede tutulduğu için satış ekibi gerçek adaylara geç dönüyordu.
| Aşama ya da çıkış | Tanımı | Sonraki adım |
|---|---|---|
| Başvuru | Tekil kişi, ilk temas kanalı ve istenen il ve ilçe | İlk temas |
| İlk temas kuruldu | Bir insan adayla konuştu | Uygunluk kararı |
| Uygun yatırımcı | Açık bölgede, yeterli öz kaynağı olan ve şubeyi kimin yöneteceği belli olan kişi | Keşif görüşmesi |
| Bekleme listesi | Kapalı bölgeden gelen ve beklemeyi kabul eden kişi | Açık bölge önerisi ya da devir eşleştirmesi |
| Kariyer yönlendirmesi | Aslında iş arayan kişi | Kariyer sayfası, satış listesinden çıkar |
| Uygun değil | Öz kaynak ya da işletme modeli uymayan kişi | Nedeni yazılarak kapanır |
Bekleme listesi kayıp değil, ayrı bir aşamadır. Vakadaki zincirde liste on dört ayın sonunda 286 kişiye ulaştı. Bunlardan 52’si açık bir şehre yönlendirilmeyi kabul etti ve 2’si sözleşme imzaladı. Kapalı bölgede yeni şube açılamasa da var olan bir şube el değiştirebildiği için liste şube devirlerinde de kullanıldı. Formun bu ayrımı nasıl yaptığını bayilik başvuru formu yazısında anlattım.
Önce lokasyon, sonra imza. Vakadaki zincirde eski düzende sözleşme imzalanıyor, sonra lokasyon aranmaya başlanıyordu. Bekleyen altı sözleşmenin ortak noktası buydu. Kimi kira pazarlığında takılmış, kimi ruhsat aşamasında, kimi beğendiği yeri merkeze onaylatamamıştı. Kasım 2025’ten itibaren sıra tersine çevrildi.
| Aşama | Tanımı | Kaydedilen bilgi |
|---|---|---|
| Keşif görüşmesi gerçekleşti | Otuz dakikalık görüşme yapıldı | Tarih, görüşen kişi, sonraki adım |
| Gizlilik sözleşmesi ve bilgi paketi | Aday gizlilik sözleşmesini imzaladı, paket kişiye işaretli gönderildi | İmza ve gönderim tarihi |
| Ön protokol | Aday ön protokolü imzaladı ve bölge rezervasyon bedelini ödedi | Bedel, 90 günlük öncelik süresinin bitişi, iade koşulu |
| Lokasyon incelemesi | Merkezin ekibi aday yeri yerinde inceledi | Yaya trafiği, kiranın beklenen ciroya oranı, rakip yoğunluğu |
| Lokasyon onaylandı | Merkez yeri onayladı | Onay tarihi |
| Franchise sözleşmesi | Sözleşme imzalandı | İmza tarihi, giriş bedeli ve taksitleri |
Vakadaki zincirde ciddi aday keşif görüşmesinden sonra ön protokol imzalıyor ve 150 bin TL bölge rezervasyon bedeli ödüyordu. Bu bedel adaya 90 gün boyunca o bölgede öncelik tanıyor ve lokasyon onaylanmazsa iade ediliyordu. Merkezin ekibi aday lokasyonu ziyaret edip sabah, öğle ve akşam yaya trafiğini sayıyor, kiranın beklenen ciroya oranını hesaplıyor ve çevredeki rakip yoğunluğuna bakıyordu. Bilgi paketi ise artık formu dolduran herkese değil, görüşmeden ve gizlilik sözleşmesinden sonra gidiyordu, çünkü paketi isteyenler arasında rakip zincirlerde çalışan iki kişi görülmüştü.
Her biri ayrı bir kayıt olarak. Vakadaki zincirde giriş bedelinin yarısı imzada, yarısı açılışta tahsil ediliyordu ve royalty şube açılıp satış yapmaya başladığında geliyordu. İmza ile tahsilat bu yüzden ayrı izlenir. İmzadan sonraki süreç de görevlere bölündü. Proje çizimi, belediye ruhsatı, inşaat ve dekorasyon, ekipman siparişi, işe alım, merkezdeki üç haftalık eğitim ve açılış kampanyası kayıt sisteminde ayrı görevler olarak açılıyor, her birinin sorumlusu ve hedef tarihi oluyordu. Bir görev hedef tarihini geçince iş geliştirme müdürüne uyarı düşüyordu.
| Kayıt | Ne yazılır? |
|---|---|
| Giriş bedeli taksitleri | Tutar, vade ve tahsil tarihi, imza ile açılış payı ayrı |
| Açılış görevleri | Ruhsat, inşaat, ekipman, işe alım, eğitim ve açılış kampanyası için sorumlu ve tarih |
| Açılış | Açılış tarihi ve şubenin kodu |
| Vazgeçme | Hangi aşamada, hangi nedenle ve iade ya da cayma koşulu |
Vazgeçme her aşamada olabilir ve nedeniyle yazılır. Vakadaki zincirde dönem boyunca üç sözleşmeden cayıldı ve üçü de lokasyon onayından önce imzalanmış sözleşmelerdi. Cayan iki yatırımcıyla giriş bedelinin iadesi üzerine haftalar süren yazışmalar yapıldı. Önce lokasyon, sonra imza düzeniyle imzalanan sözleşmelerde dönem sonuna kadar cayma olmadı. Yeni franchise şubesi açılış kampanyasının nasıl planlandığını ayrı bir yazıda ele alıyorum.
Satışa yakın ama yeterince sık olan aşamalar. Vakadaki zincirde on dört ayda 17 sözleşme imzalandı ve keşif görüşmesinden sözleşmeye geçen sürenin medyanı 74 gündü. Sözleşme hedef yapılsaydı reklam sistemi hem çok az sinyal alacak hem de o sinyali aylar sonra alacaktı. Bu yüzden üç olay tanımlandı.
| Olay | Hedefteki yeri | Değeri |
|---|---|---|
| Uygun yatırımcı | İkincil | Yok |
| Gerçekleşen keşif görüşmesi | Ana hedef | Görüşmeden sözleşmeye geçiş oranı çarpı sözleşmenin merkeze beklenen katkısı |
| Ön protokol | Bilgi amaçlı | Yok |
Üç olay her gün kayıt sisteminden Google’a ve Meta’ya yükleniyordu. Kurulumun genel adımlarını talep kampanyalarında dönüşüm takibi yazısında anlattım.
Medyan ve en yavaş yüzde onluk dilimle, aşama aşama. Vakadaki zincirde süreler şöyleydi.
| Aşamalar arası | Medyan | Yüzde 90’ı bu süre içinde |
|---|---|---|
| Başvurudan keşif görüşmesine | 6 gün | 19 gün |
| Keşif görüşmesinden sözleşmeye | 74 gün | 161 gün |
| Sözleşmeden açılışa, Kasım sonrası imzalananlar | 121 gün | 150 gün |
Bu tablo raporun nasıl okunacağını da belirler. Bu ay yapılan bir reklam değişikliğinin sözleşmeye etkisi iki ile beş ay sonra, açılışa etkisi altı ile dokuz ay sonra görülür. Bu yüzden görüşmeden sözleşmeye oran aylık değil, görüşme grubu bazında okunur. Vakadaki zincirde Ocak ile Haziran 2025 görüşmelerinin 180 gün içinde sözleşmeye dönüşü yüzde 5,6’ydı, Ekim ile Aralık 2025 görüşmelerinde yüzde 8,8 oldu. İki grupta 3 ve 5 sözleşme var. Bu fark yönü gösteriyor, kesinliği göstermiyor. Franchise sözleşmesi ile şube açılışının neden ayrı ölçülmesi gerektiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.
Dört satırla. Vakadaki zincirde eski rapor başvuru sayısıyla başlıyor, ardından franchise ile yaratılan yatırım hacmi geliyordu. Yeni rapor gerçekleşen keşif görüşmesi, lokasyonu onaylanmış ön protokol, imzalanan sözleşme ve açılan şube satırlarıyla başladı. Her satırın yanında bir önceki dönem ve imzası atılmış ama açılmamış sözleşmelerin yaşı duruyordu. Dönemin sonunda imzalanmış ama henüz açılmamış yedi sözleşme vardı ve bunlar sonuç olarak sayılmadı, açıldıklarında sayılacaklardı.
Önce son bir yılın adaylarını ve sözleşmelerini çıkarın, imzalanmış ama açılmamış sözleşmeleri yaşlarıyla listeleyin. Sonra yukarıdaki üç bölümü kayıt sisteminize aşama ve çıkış olarak girin, her aşamanın tanımını ve sorumlusunu yazın. Ardından satış sırasını önce lokasyon, sonra imza olarak değiştirin, açılış işlerini sorumlu ve tarihli görevlere bölün ve vazgeçme nedenini zorunlu alan yapın. Gerçekleşen keşif görüşmesini reklam sistemlerine her gün göndermek bu düzenin son adımıdır. Başvuruya ilk dönüşün nasıl ölçüldüğünü franchise ilk yanıt süresi yazısında, hangi adayın öncelikli aranacağını franchise lead skorlama yazısında, kayıp nedenlerinin nasıl okunacağını franchise kayıp nedenleri yazısında anlatıyorum. Toplam yatırımın sayfada nasıl gösterileceğini giriş bedeli ve toplam yatırım yazısında bulabilirsiniz.
Kayıt sistemi tarafındaki çalışma biçimimi hizmet sayfasının franchise başvuruları için CRM ve satış otomasyonu bölümünde bulabilirsiniz. Satış sürecinin bütün stratejideki yeri franchise pazarlaması rehberinde anlatılıyor.
Vakadaki zincirde tersine, açılışları hızlandırdı. Kasım 2025’ten sonra imzalanan sözleşmelerde imzadan açılışa medyan süre 121 gün oldu, öncesinde 225 gündü, ve bu sözleşmelerin hiçbirinde cayma olmadı. Cayan üç sözleşmenin hepsi lokasyon onayından önce imzalanmıştı. Kasım sonrası rakamlar yedi açılışa dayandığı için bekleyen sözleşmeler açıldıkça güncellenmeli.
Adayın ciddiyetini ve merkezin lokasyon için harcayacağı emeği dengelemek için. Vakadaki zincirde 150 bin TL’lik bedel adaya 90 gün boyunca o bölgede öncelik tanıyor ve lokasyon onaylanmazsa iade ediliyordu. Bedelin tutarı ve iade koşulu ön protokolde açıkça yazılmalı ve kayıt sisteminde ayrı bir alan olarak izlenmelidir.
Keşif görüşmesinden ve gizlilik sözleşmesinden sonra. Vakadaki zincirde paketi isteyenler arasında rakip kahve zincirlerinde çalışan iki kişi görüldü. Paket görüşmeden sonraya alındığında adaylar görüşmeye gelmekten vazgeçmedi, paket görüşmeye gelmek için bir sebep oldu.
Ana hedef olarak gerçekleşen keşif görüşmesi. On dört ayda imzalanan 17 sözleşme bir reklam algoritmasının öğrenmesi için çok az ve görüşmeden sözleşmeye geçen süre medyanda 74 gün. Sözleşme ve açılış yönetim raporunun ana satırlarıdır.
Aşama değişim tarihleri, zorunlu alan doluluk raporu ve sözleşme defteriyle. Ben her ay adayların aşamalarda bekleme süresini, atlanan aşamaları ve vazgeçme nedeninin doluluk payını izliyorum. CRM’deki imza ve açılış sayısını muhasebenin ve operasyonun kaydıyla karşılaştırıyorum. İki kayıt tutmuyorsa raporu yayınlamadan önce farkı kapatıyorum.
Bu yazıdaki platform ve mevzuat bilgilerini Ekim 2026’da aşağıdaki resmi kaynaklardan kontrol ettim.