Bayilik Başvuru Formunda Hangi Sorular Sorulmalı?

Bayilik başvuru formunda iletişim bilgilerinin yanında dört soru sorulmalı. Şube hangi il ve ilçede açılacak, toplam yatırımın ne kadarı öz kaynakla karşılanacak, şubeyi kim yönetecek ve ne zaman başlanmak isteniyor. Formun işi herkesi kaydetmek değil, uygun adayı ilk dakikada ayırmaktır. Bütçe sorusu herkesi uygun gösterir, çünkü insanlar ciddi görünmek için en yüksek seçeneği işaretler. Şehir, öz kaynak, işletme rolü ve zaman planı soruları ise gerçek adayı ayırır ve satış ekibinin zamanını ona bırakır. Formun başarısı da gönderilen form sayısıyla değil, formdan çıkan gerçekleşen görüşmeyle ölçülür.

Franchise markalarında başvuru sayfası, form ve satış akışı kuruyorum. İzmir merkezli premium bir kahve ve fırın zincirinde beş seçenekli bütçe sorusunu kaldırıp yerine bu dört soruyu koyduğumuzda uygun yatırımcı oranı on dört ayda yüzde 4,1’den yüzde 18,9’a çıktı. Uygun adaylar içinde şubeyi kendisi ya da birinci derece bir aile üyesi yönetecek olanların payı yüzde 29’dan yüzde 66’ya yükseldi ve gerçekleşen keşif görüşmesi ayda 9’dan 31’e çıktı. Bütün süreci franchise zinciri vaka analizinde anlattım. Bu yazıda formu soru soru açıyorum.

Bayilik formunda kaç soru olmalı?

İletişim bilgileri dışında dört karar sorusu ve bir kaynak sorusu yeterlidir. Daha fazlası formu uzatır ve asıl sorular görüşmede zaten konuşulur. Daha azı ise satış ekibini her başvuruyu aramaya mecbur bırakır. Vakadaki zincirin formuna dayanarak önerdiğim yapı şöyle.

Alan	Neden sorulur?	Zorunlu mu?
Şubeyi açmak istediğiniz il ve ilçe	Kapalı bölgeyi ilk adımda ayırır	Evet, ilk soru
Toplam yatırımın ne kadarını öz kaynakla karşılayabilirsiniz?	Gerçek alım gücünü gösterir	Evet
Şubeyi kim yönetecek?	Şube başarısını en iyi tahmin eden bilgi	Evet
Ne zaman başlamayı düşünüyorsunuz?	Bu ayın görüşmesini takip listesinden ayırır	Evet
Markayı size bir şube sahibi önerdiyse adı	Şube sahiplerinin önerisini ölçer	Hayır
Ad, telefon ve e posta	Aynı gün dönüş ve kayıtların tekilleştirilmesi	Evet
Aydınlatma metni ve iletişim izni	Kişisel veri ve ticari ileti kuralları	Aydınlatma zorunlu, pazarlama izni ayrı ve isteğe bağlı

Şube sahibi önerisi alanı küçük görünüyor ama önemli bir kanalı görünür kıldı. On dört ayda imzalanan 17 sözleşmenin 4’ü mevcut şube sahiplerinin önerisiyle geldi ve bu alan olmadan hiçbiri raporda görünmeyecekti. Form alanı sayısının genel dengesini form alanı sayısı yazısında anlattım.

Şehir sorusu neden en başta?

Çünkü bölge kapalıysa formun geri kalanını doldurmaya gerek yoktur. Vakadaki zincirde başlangıçta tekil başvuruların yüzde 31’i, ayda yaklaşık 128 kişi, zincirin artık yeni şube açmadığı bölgelerden geliyordu. Sitede hangi bölgelerin açık olduğu yazmıyordu ve satış ekibi bu kişileri tek tek arayıp bölgenin kapalı olduğunu söylüyordu.

Şehir ilk soru olunca form kişiye seçtiği bölgeye göre davranmaya başladı. Açık bölge seçen kişi formun devamına geçiyor. Kapalı bölge seçen kişiye iki seçenek sunuluyor. Bekleme listesine katılmak ya da açık bölgelerden birini değerlendirmek. İlçe düzeyindeki öncelik bilgisi ise herkese açık haritada değil, şehir seçildikten sonra formda kısa bir not olarak gösteriliyor, çünkü ilk haritada ilçe ayrıntısı rakiplere nereye girmek istendiğini söylüyordu. Kapalı bölge başvurularının payı yüzde 6’ya indi, bekleme listesi 286 kişiye ulaştı ve bunlardan 52’si açık bir şehre yönlendirilmeyi kabul etti.

Yatırım bandı nasıl sorulmalı?

Bütçe olarak değil, toplam yatırımın öz kaynakla karşılanan payı olarak. Vakadaki zincirin eski formunda yatırım bütçeniz diye bir soru ve beş seçenek vardı. Başvuranların çoğu en yüksek seçeneği işaretliyordu. Soru uygun yatırımcıyı ayırmıyor, herkesi uygun gösteriyordu.

Yeni soru toplam yatırımın ne kadarının öz kaynakla karşılanacağını soruyor. Benim önerdiğim kurulumda soru iki şeyi birlikte yapar. Önce formun hemen üstünde toplam yatırım aralığı yazar, yani kişi soruyu doğru rakamı bilerek cevaplar. Sonra seçenekler bu rakama bağlanır. Toplam yatırımın tamamı, yarısından fazlası, yarısından azı ve henüz belli değil. Bu soruyu abartmak bütçe sorusunu abartmaktan daha zordur, çünkü cevap gerçek bir rakama bağlıdır. Vakadaki zincirde toplam yatırım 12 ile 15 milyon TL arasındaydı ve bu aralık reklamda, sayfada ve formun yanında yazmaya başlayınca görüşmeden sonra toplam yatırımı yüksek bulan adayların kayıplar içindeki payı yüzde 38’den yüzde 11’e indi.

Zaman planı neden sorulur?

Bu ayın görüşme listesini gelecek yılın takip listesinden ayırmak için. Franchise kararı uzun sürer ve doğru profildeki bir kişi bu kararı iki üç yıl sonrası için düşünüyor olabilir. Vakadaki zincirin LinkedIn denemesi bunu açıkça gösterdi. Kurumsal yöneticileri hedefleyen kampanyadan 31 başvuru geldi, 2’si uygun çıktı ve hiçbiri görüşmeye gelmedi. Görüşülen birkaç kişi ilgiyle tıkladığını ama böyle bir kararı iki üç yıl içinde düşündüğünü söyledi. Doğru kişiye ulaşılmıştı ama yanlış zamanda. Cevaba göre benim kullandığım düzen şöyle.

Cevap	Ne yapılır?
Üç ay içinde	Aynı gün dönüş ve keşif görüşmesi için takvim bağlantısı
Üç ile altı ay arasında	Aynı hafta görüşme
Altı ile on iki ay arasında	Kısa tanışma görüşmesi ve aylık bilgilendirme
Bir yıldan sonra	Takip listesi, izin verdiyse üç ayda bir bilgilendirme

Takip listesi kayıp değildir. Vakadaki zincirde kararını erteleyen adaylar için 90 gün sonra kısa bir takip görüşmesi planlanıyor ve bu adaylar bir sonraki dönemin en sıcak listesini oluşturuyor. Franchise CRM sisteminde hangi aşamaların bulunması gerektiğini ayrı bir yazıda anlatıyorum.

Şubeyi kimin yöneteceği neden en önemli soru?

Çünkü franchise şubesinin başarısını en iyi tahmin eden bilgi budur. Vakadaki zincirde son üç yılın kayıtları açıldığında 22 franchise şubesinin 13’ünü sahibi bizzat yönetiyordu. Bu şubeler ilk iki yılda uzaktan yönetilen şubelerin ortalama 1,38 katı ciro yapıyordu. Son üç yılda kapanan iki şubenin ikisi de, çalışma döneminde kapanan iki şube de uzaktan yönetilen gruptandı.

Soru üç seçenekle soruluyor. Ben yöneteceğim, bir aile üyem yönetecek ya da bir müdür yönetecek. Zincir müdürle yönetilecek şubeler için deneyimli bir işletmeci ortakla gelme ve birden fazla şube açma şartı koydu. Şart görüşmeden önce sayfada açıkça yazıyor, böylece kimse yanlış beklentiyle gelmiyor. Aynı bilgiyi müdür seçeneğini işaretleyen kişiye form sonunda kısa bir notla göstermek de mümkün. Uygun adaylar içinde işletmeci payı yüzde 29’dan yüzde 66’ya çıktı.

Konsept uygunluğu formda mı görüşmede mi anlaşılır?

Büyük kısmı görüşmede. Konsept uygunluğu adayın sektör deneyimini, lokasyon durumunu ve markanın işleyişine uyumunu kapsar. Bunları formda sormak formu uzatır ve cevaplar kısa seçeneklere sığmaz. Formun işi uygun adayı ayırmak, görüşmenin işi uyumu anlamaktır.

Konu	Nerede sorulur?	Neden orada?
Yiyecek içecek ya da perakende deneyimi	Keşif görüşmesi	Deneyimsizlik eleme nedeni değil, eğitim planını belirler
Lokasyon durumu	Keşif görüşmesi ve ön protokol	Önce lokasyon, sonra imza kuralının başlangıcı
Ekip kurma ve sabah açılış beklentisi	Keşif görüşmesi ve şube sahibiyle konuşma	İşin gerçeğini adaya mevcut şube sahibi anlatır
Birden fazla şube planı	Form sonu notu ve görüşme	Müdürle yönetilecek şubelerin şartına bağlıdır

Vakadaki zincirde keşif görüşmesinden sonra her adaya kendi profiline benzeyen iki şube sahibinin telefonu veriliyor. Konsept uyumunu en dürüst anlatan kişi reklam ya da form değil, o işi her sabah yapan şube sahibi. Ciddi aday görüşmeden sonra bir ön protokol imzalıyor ve 150 bin TL bölge rezervasyon bedeli ödeyerek 90 gün boyunca lokasyon arıyor. Lokasyon onaylanmazsa bedel iade ediliyor.

Meta formu ile web formu aynı soruları mı sormalı?

Evet, aynı dört soruyu aynı sırayla. Farklı sorular soran iki form farklı kalitede kayıt üretir ve kanallar birbiriyle karşılaştırılamaz. Vakadaki zincirde Meta’da daha yüksek amaçlı form türü ve koşullu sorular kullanıldı ve kişi cevaplarını göndermeden önce bir kez daha görüyordu. Koşullu sorular kapalı bölge seçen kişiyi formun devamına geçirmeden bekleme listesine yönlendirmek için de kullanılabilir. Franchise Meta formlarının nasıl daha nitelikli başvuru getirdiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.

İki formun kayıtları da aynı sisteme düşer ve telefon ile e postayla tekilleştirilir. Vakadaki zincirde başlangıçta ham kayıtların yüzde 18,1’i mükerrerdi, çünkü aynı kişi bayilik platformunda, Meta formunda ve sitede ayrı ayrı başvuruyordu.

Form terki nasıl ölçülür?

Formu başlatan ama göndermeyen kişi oranı olarak. GA4’ün gelişmiş ölçümü form etkileşimlerini form başlatma ve form gönderme olayları olarak kaydedebilir, ama çok adımlı formlarda bu olaylar her adım için ayrı kurulmalıdır. Etiket yöneticisiyle adım adım ölçümün kurulumunu form takibi yazısında anlattım.

Bayilik formunda bir ayrımı baştan yapmak gerekir. Kapalı bölge seçip bekleme listesine yönlenen kişi formu terk etmiş sayılmaz, form ona doğru yolu göstermiştir. Bu kişiler ayrı bir olayla sayılmazsa form terki olduğundan yüksek görünür ve şehir sorusunun en başta olması yanlışlıkla sorun gibi okunur. Formun hangi adımda bırakıldığına bakıldığında genellikle tek bir soru öne çıkar. Bırakılan adım yatırımla ilgili soruysa çözüm soruyu kaldırmak değil, toplam yatırım aralığını sorunun hemen üstünde açıkça yazmaktır. Formun neden doldurulmadığının genel nedenlerini form dolmuyor yazısında bulabilirsiniz.

Görüşme oranı hangi paydayla hesaplanır?

Her oranın paydası ayrı yazılır. Aynı kelimeyle farklı şeyler ölçülürse formun etkisi okunamaz. Vakadaki zincirde kullanılan oranlar ve değerleri şöyleydi.

Oran	Pay	Payda	Başlangıç	Son dönem
Uygun yatırımcı oranı	Uygun yatırımcı	Tekil başvuru	Yüzde 4,1	Yüzde 18,9
Görüşme oranı	Gerçekleşen keşif görüşmesi	Uygun yatırımcı	17 uygundan 9	48 uygundan 31
İşletmeci payı	Şubeyi kendisi ya da ailesi yönetecek uygun aday	Uygun yatırımcı	Yüzde 29	Yüzde 66
Görüşmeden sözleşmeye	180 gün içinde imzalanan sözleşme	Aynı dönemde yapılan görüşme	Yüzde 5,6	Yüzde 8,8

Görüşme oranı yalnızca formun değil, ilk yanıtın da ölçüsüdür. Vakadaki zincirde formdaki cevaplarına göre uygun görünen kişiye teşekkür mesajıyla birlikte otuz dakikalık çevrim içi görüşme için takvim bağlantısı gidiyor, uygunluğu belirsiz olana satış uzmanı aynı gün telefonla dönüyor. İlk insan yanıtının medyanı 71 saatten 2,6 saate indi. Görüşmeden sözleşmeye oranın gruplarındaki sözleşme sayıları küçük, bu yüzden yönü gösteriyor ama kesinliği göstermiyor.

En sık yapılan hatalar nelerdir?

• Bütçe sormak. Herkes en yüksek seçeneği işaretler ve soru kimseyi ayırmaz.
• Şehri en sona sormak. Kapalı bölgedeki kişi bütün formu doldurur ve satış ekibi onu arar.
• Şubeyi kimin yöneteceğini sormamak. Şube başarısını en iyi tahmin eden bilgi kaybolur.
• Toplam yatırımı formun üstünde yazmamak. Öz kaynak sorusu yanlış rakama göre cevaplanır.
• Meta ve web formunda farklı sorular sormak. Kanallar karşılaştırılamaz.
• Bekleme listesine yönlenen kişiyi form terki saymak. Doğru çalışan form sorunlu görünür.
• Pazarlama iznini aydınlatma metnine gömmek. İzin ayrı ve isteğe bağlı alınmalıdır.

Bu form markanızda nasıl kurulur?

Önce bölge haritasını il düzeyinde yayınlayın ve formun ilk sorusunu şehir yapın. Sonra bütçe sorusunu kaldırın, toplam yatırım aralığını formun üstüne yazın ve öz kaynak, işletme rolü ve zaman planı sorularını ekleyin. Ardından Meta ve web formunu aynı sorularla eşitleyin, kayıtları tek sisteme düşürün ve form terkini bekleme listesini ayırarak ölçün. Formdan çıkan uygun adaya aynı gün dönmek bu düzenin son adımıdır. Başvuruların neden görüşmeye dönmediğini franchise reklamlarında başvuru ve görüşme yazısında, forma gelen kişinin aramada nasıl ayrıldığını franchise Google Ads sorgu ayrımı yazısında anlatıyorum.

Yatırım şartlarının sayfada ve formda nasıl anlatıldığını hizmet sayfasının yatırım şartları ve landing page bölümünde, formdan sonraki satış akışını aynı sayfanın franchise başvuruları için CRM ve satış otomasyonu bölümünde bulabilirsiniz. Formun stratejideki yeri franchise pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Öz kaynak sorusu başvuru sayısını düşürür mü?

Düşürür, ama uygun adayı düşürmez. Vakadaki zincirde tekil başvuru ayda 412’den 254’e indi, aynı dönemde uygun yatırımcı ayda 17’den 48’e çıktı. Bu değişimin tek nedeni form değildi, reklam dili ve bölge haritası da değişti. Ama formun uygun adayı kaçırmadığını gösteriyor.

Telefon numarası zorunlu olmalı mı?

Evet. Franchise araştıran biri aynı hafta üç ile beş markaya başvurur ve ilk dönen marka görüşmenin çerçevesini belirler. Aynı gün dönmek için telefon gerekir. Telefon ve e posta ayrıca farklı kanallardan gelen aynı kişinin tekilleştirilmesini sağlar.

Formda kaç soru fazla gelir?

İletişim bilgileri dışında altı yedi soruyu geçen bayilik formu genellikle görüşmenin işini formda yapmaya çalışıyordur. Sektör deneyimi, lokasyon ve ekip planı gibi konular görüşmede daha doğru cevaplanır. Formda yalnızca uygun adayı ayıran sorular kalmalı.

Kapalı bölgeden başvuran kişiye ne söylenmeli?

Bölgenin kapalı olduğu, bekleme listesine katılabileceği ve açık bölgelerden hangilerinin ona yakın olduğu. Vakadaki zincirde bekleme listesindeki 286 kişiden 52’si açık bir şehre yönlendirilmeyi kabul etti ve 2’si sözleşme imzaladı. Aynı liste şubesini devretmek isteyen sahiplerle eşleştirilince üç şube el değiştirdi.

Form değişikliğinin sonucu hangi kayıtlarla doğrulanır?

Form başlatma ve gönderme olayları, CRM’deki uygunluk alanları ve görüşme kaydıyla. Ben formu açan, yarıda bırakan ve gönderen ziyaretçiyi ayrı sayıyor, şehir, yatırım bandı ve işletmeci sorularının doluluk payını izliyorum. Formun başarısını başvuru sayısıyla değil, uygun aday ve gerçekleşen görüşme payıyla okuyorum.