n8n ile konut projesi talepleri, formdan CRM’e ve reklam platformlarına uzanan tek bir otomasyon akışıyla yönetilir. Talep geldiği anda doğrulanır, tekrar edip etmediği kontrol edilir, bütçe ve zamana göre puanlanır, kaynak bilgisiyle CRM’e yazılır, uygun danışmana atanır ve danışmana bildirim gider. Satış ekibinin güncellediği aşamalar da aynı araçla Google’a ve Meta’ya geri gönderilir. Akış hata verdiğinde kayıt kaybolmaz, bekleme listesine düşer ve ilgili kişiye uyarı gider.
n8n, akışları görsel olarak kurmaya yarayan bir iş akışı otomasyon aracı. Kendi sunucunuzda çalıştırılabildiği için kişisel verinin nerede işlendiği üzerinde kontrol sağlar. Bu yazıda konut projesi için kurduğum talep akışını, talep puanının nasıl hesaplandığını, danışman atama kurallarını ve en önemlisi hata yönetimini anlatıyorum.
Çünkü konut projesinde talebin değeri dakikalarla erir. Yayımladığım konut projesi vaka analizinde yeni talebe ilk temas süresi 42 dakikadan 6 dakikaya indi, gerçekleşmeyen randevu oranı yüzde 33,3’ten yüzde 17,8’e düştü. Bunu sağlayan şey danışmanların daha çok çalışması değil, talebin bilgileriyle birlikte doğru kişiye dakikalar içinde ulaşmasıydı. CRM yeni talebi otomatik olarak bir danışmana atadı, bütçe ve daire tipi bilgisini ekranında hazır tuttu ve yüksek puanlı talebi öne aldı.
Elle yönetilen bir talep akışında üç şey sürekli tekrarlanır. Talepler elektronik posta kutusunda ya da mesajlarda bekler, aynı kişi iki kez aranır ya da hiç aranmaz, ve reklam platformlarına giden aşama bilgisi haftalarca güncellenmez. Otomasyon bu üçünü birden çözer.
| Adım | Ne yapar? | n8n’de nasıl kurulur? |
|---|---|---|
| 1. Talebi al | Form, reklam formu, WhatsApp ve portal başvurularını tek noktada toplar | Her kaynak için bir webhook ya da ilgili uygulamanın tetikleyicisi |
| 2. Doğrula | Telefon ve elektronik posta biçimini, zorunlu alanları ve sahte kayıt işaretlerini kontrol eder | Koşul düğümü ve kısa bir kod adımı |
| 3. Tekilleştir | Aynı kişinin daha önce başvurup başvurmadığına bakar | CRM’de telefon ve elektronik postayla arama |
| 4. Puanla | Bütçe uyumu, zaman, daire tipi, ödeme ve davranışa göre öncelik verir | Kod adımında ağırlıklı puan hesabı |
| 5. CRM’e yaz | Talebi kaynak, kampanya ve tıklama kimlikleriyle kaydeder | CRM bağlantısı ya da HTTP isteği |
| 6. Ata | Kurala göre uygun danışmanı seçer | Koşul ve sıra mantığı |
| 7. Bildir | Danışmana talep özetiyle anlık bildirim gönderir | Mesajlaşma ya da elektronik posta adımı |
| 8. Geri gönder | CRM’deki aşama değişikliklerini Google’a ve Meta’ya iletir | Zamanlanmış akış ve HTTP istekleri |
| 9. Hata yakala | Başarısız adımı kaydeder, kaydı bekletir ve uyarı gönderir | Hata iş akışı ve bekleme tablosu |
Bu akışın her adımı ayrı ayrı test edilmeli. En sık atlanan test, reklam formundan gelen talebin tıklama kimliğiyle birlikte CRM’e düşüp düşmediğidir. Bu kimlik kaybolursa aşamaları reklam platformlarına geri göndermek zorlaşır. CRM tarafında hangi alanların tutulacağını gayrimenkul CRM’inin reklam verisiyle birleştirilmesi yazısında anlattım.
Puan, danışmanın hangi talebi önce arayacağını belirler. Vakadaki projede kullanılan ağırlıklar şöyleydi.
| Ölçüt | Ağırlık | Nereden gelir? |
|---|---|---|
| Bütçe uyumu | %30 | Formdaki bütçe aralığı ile ilgilenilen daire tipinin fiyatı |
| Satın alma zamanı | %20 | Formdaki zaman sorusu |
| Daire tipi ve ünite uygunluğu | %15 | İlgilenilen tip ile güncel stok |
| Ödeme yapısı | %15 | Formdaki ödeme tercihi ile projenin ödeme planı |
| Proje sayfasındaki davranış | %10 | Kat planı görüntüleme, ödeme planını açma, tekrar ziyaret |
| Randevu niyeti | %10 | Randevu takvimini açma ya da randevu isteği |
70 ile 100 arası puan alan talep hemen aranır, 50 ile 69 arası bilgilendirme akışına alınır, 49 ve altı düşük uyum olarak işaretlenir. Ağırlıklar her projede satış ekibiyle birlikte belirlenmeli ve ilk birkaç ay gerçekleşen görüşme oranlarına bakılarak ayarlanmalı. Puan bir karar değil, bir sıralamadır. Düşük puanlı talep de aranır, ama yüksek puanlı talepten sonra.
Atama kuralı adil ve hızlı olmalı. En sık kullandığım kurallar şunlar.
Danışmana giden bildirimde talebin özeti olmalı. Ad, daire tipi, bütçe aralığı, satın alma zamanı, kaynak kampanya ve sayfada baktığı bölümler. Danışman ilk aramaya alıcıyı baştan tanımaya çalışarak değil, bildiklerinden başlayarak girer.
Çünkü talep akışı sessizce bozulur. Bir CRM şifresi değişir, bir alan adı güncellenir, bir form alanı silinir ve akış hata vermeye başlar. Reklam paneli ise form gelmeye devam ettiği için her şeyi normal gösterir. Bu sırada talepler satış ekibine ulaşmaz ve reklam platformları yanlış sinyalden öğrenir.
Konut ve villa projesi vakasında böyle bir kesinti yaşanıyor. Başvurular bir süre satış ekibine ulaşmıyor, sorun görünür olunca Performance Max pilotu durduruluyor, kayıtlar tamamlanıp nitelik bilgisi doğru gönderilmeye başlayınca yeniden açılıyor. Bu deneyimden sonra her kurulumda şu dört katmanı zorunlu tutuyorum.
Bir de sessizlik alarmı ekliyorum. Normalde günde onlarca talep gelen bir projede birkaç saat hiç talep gelmezse bu da bir uyarı sebebidir. Çoğu zaman sorun formda ya da sayfada çıkar.
Aşama değişiklikleri anlık değil, düzenli aralıklarla toplu gönderilebilir. Benim tercihim günde en az bir kez göndermek. Meta, CRM aşamalarına göre optimize eden hedef için verinin en az günde bir kez yüklenmesini istiyor. Google tarafında da gecikmeli ama düzenli gelen veri, hiç gelmeyen veriden çok daha değerli.
Google tarafında 2026’da bir değişikliği hesaba katmak gerekiyor. 15 Haziran 2026’dan itibaren Google Ads API üzerinden çevrimdışı dönüşüm aktarımına yeni başlayan entegrasyonlar kabul edilmiyor ve yeni kurulumlar Data Manager API üzerinden yapılıyor. n8n ile yeni bir akış kuruyorsanız bu API’ye göre tasarlamak gerekiyor. Bilgi Ekim 2026 itibarıyla güncel.
Bu konularda firmanın hukuk ekibinin görüşü alınmalı. Ben hukukçu değilim, ama teknik tarafta bu beş noktayı her kurulumda uyguluyorum.
Her proje n8n gerektirmez. CRM’inizin Google ve Meta ile hazır entegrasyonu varsa, kaynak bilgisini ve tıklama kimliklerini saklıyorsa ve danışman atama kurallarını destekliyorsa önce onu kullanmak daha basittir. n8n şu durumlarda öne çıkar.
Talep akışı canlıya alınmadan önce her kaynaktan deneme talebi gönderilmeli ve her adımın sonucu tek tek kontrol edilmeli. Benim kullandığım test listesi şöyle.
| Test | Beklenen sonuç |
|---|---|
| Proje sayfası formundan deneme talebi | CRM’de kaynak, kampanya ve Google tıklama kimliğiyle kayıt |
| Meta anında formundan deneme talebi | CRM’de potansiyel müşteri numarasıyla kayıt |
| Aynı kişiden ikinci başvuru | Yeni kayıt değil, mevcut kayda not ve önceki danışmana bildirim |
| Eksik ya da hatalı telefon numarası | Kayıt işaretlenir, danışmana düşmez |
| Mesai dışında gelen talep | Karşılama mesajı ve nöbetçi danışmana atama |
| CRM bağlantısının bilerek kesilmesi | Kayıt bekleme tablosuna düşer, uyarı gider, bağlantı gelince yeniden gönderilir |
| Aşamanın nitelikli talebe güncellenmesi | Ertesi gönderimde Google’a ve Meta’ya doğru değerle gider |
Altıncı test en çok atlanan ama en değerli olanı. Bağlantıyı bilerek kesip akışın nasıl davrandığını görmeden, gerçek bir kesintide ne olacağını bilemezsiniz.
Önce satış ekibiyle aşama tanımlarını, puan ağırlıklarını ve atama kurallarını yazıyorum. Ardından akışı bir test ortamında kurup her kaynaktan deneme talebi gönderiyorum. Tıklama kimliğinin, kaynak bilgisinin ve puanın CRM’e doğru düştüğünü, danışmana bildirimin gittiğini ve hata durumunda uyarının çalıştığını gördükten sonra canlıya alıyorum. İlk iki hafta günlük mutabakatı elle de kontrol ediyorum. Nasıl çalıştığımı gayrimenkul dijital pazarlama sayfasında anlattım. Satış ofisindeki ilk temas ve randevu tarafını gerçekleşmeyen randevuları azaltmak üzerine yazdığım yazıda bulabilirsiniz. Konut pazarlamasının bütün parçaları gayrimenkul pazarlaması rehberinde.
Basit akışlar görsel arayüzle kurulabilir. Ama talep puanı, tekilleştirme, reklam platformlarına geri gönderim ve hata yönetimi gibi adımlar teknik bilgi ister. Kurulumu deneyimli birinin yapması, günlük takibi ise pazarlama ya da satış operasyonu ekibinin üstlenmesi pratik bir dağılımdır.
Evet. Make ya da Zapier gibi araçlarla da benzer akışlar kurulabilir. Seçimde belirleyici olan verinin nerede işleneceği, akışın karmaşıklığı, hata yönetimi imkanları ve maliyettir. Hangi araç seçilirse seçilsin hata akışı, bekleme tablosu ve günlük mutabakat mutlaka kurulmalı.
WhatsApp Business ile çalışan bir mesajlaşma altyapısı kullanılıyorsa gelen ilk mesaj akışı tetikleyebilir. Mesajın hangi reklamdan geldiği bilgisi de kaydedilmeli. Danışmanların kişisel telefonlarından yürütülen WhatsApp görüşmeleri ise akışa girmez ve kaynak bilgisi kaybolur. Bu yüzden projeye ait tek bir iş hesabı kullanmak önemli.
Puan kimseyi elemez, yalnızca sıralar. Düşük puanlı talep de aranır ve bilgilendirme akışında tutulur. Ağırlıklar ilk aylarda gerçekleşen görüşme ve fırsat verisine bakılarak ayarlanır. Puanı yüksek ama görüşmeye gelmeyen talepler çoğalıyorsa ağırlıkların gözden geçirilmesi gerekir.