Düğün Organizasyonunda Kapora ve Ciro Nasıl Ölçülür?

Düğün organizasyonunda kapora ve ciro, aynı düğünün dört ayrı tutarı birbirinden ayrılarak ölçülür. Teklif toplamı, imzalanan sözleşme bedeli, tahsil edilen kapora ve bakiye ve etkinlik yapıldıktan sonra kesinleşen gelir. Her biri ayrı bir soruya cevap verir ve hiçbiri bir diğerinin üstüne eklenmez. Kapora sözleşme bedelinin içindedir, ayrı bir gelir değildir. Sözleşme ancak imza ve kapora birlikte olduğunda sayılır, gelir ise etkinliğin tarihine göre yazılır. İptal ve erteleme de kendi satırlarında görünür. Kaporayı sözleşme bedelinin üstüne eklemek organizasyon raporlarında en sık görülen hatadır ve bir yılı olduğundan yaklaşık yüzde 30 daha iyi gösterebilir.

Düğün ve organizasyon firmalarında satış süreci, kayıt sistemi ve ölçüm kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde geçen yılın aylık raporunda bu dört tutar karışık kullanılıyordu. Bir ay teklif toplamı başarı diye sunuluyor, bir başka ay kapora tahsilatı satış diye yazılıyordu. Raporun iyi göründüğü aylar genellikle iki tutarın üst üste sayıldığı aylardı. Dokuz aylık çalışmada dört tutar dört ayrı soruya bağlandı. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıda kapora ve cironun nasıl ölçüldüğünü anlatıyorum.

Bir düğün neden dört farklı tutarla raporlanır?

Çünkü satış ile tahsilat ve gelir farklı zamanlarda olur. Teklif çifte gönderildiği gün, sözleşme imza ve kapora günü, bakiye etkinlikten önce ya da sonra, gelir ise etkinliğin yapıldığı gün oluşur. Bir İstanbul düğününde teklif ile etkinlik arasında aylar, yabancı bir çiftin düğününde bazen bir yıldan fazla süre geçer.

Vakadaki firmada reklam sistemi bu dört tutarın hiçbirini öğrenmedi. Reklam sistemine uygun görüşme ve onun beklenen katkısı gönderildi, çünkü talepten sözleşmeye geçen süre reklam sistemlerinin hafızasından uzundu. Uygun görüşmenin nasıl tanımlandığını keşif görüşmesi takibi yazısında anlattım.

Sözleşme bedeli ile tahsilat arasındaki fark nasıl izlenir?

Ayrı satırlarda ve sözleşme tanımına bağlı olarak. Vakadaki firmada sözleşme ancak imzalanmış ve kaporası tahsil edilmişse sayıldı. İkisinden biri eksikse sözleşme sayılmadı. Sözleşme imzalanırken TL sözleşmelerde yüzde 30, Euro sözleşmelerde yüzde 25 kapora alınıyordu. Dokuz ayda imzalanan sözleşmelerin bedeli 66,72 milyon TL ve 2,48 milyon Euro’ydu ve tahsil edilen 20,02 milyon TL ile 620,5 bin Euro kapora bu bedellerin içindeydi.

Kapora yanlışlıkla sözleşme bedelinin üstüne eklenseydi dokuz ayın TL satışı yaklaşık 86,7 milyon TL görünecekti. Gerçek satış 66,72 milyon TL’ydi. Bu yüzden ben raporda kaporayı her zaman sözleşme bedelinin bir alt satırı olarak gösteriyorum, toplam satırında ise hiç kullanmıyorum.

TL ve Euro sözleşmeler nasıl raporlanır?

Kendi para birimlerinde ve hiç toplanmadan. Vakadaki firmada TL ve Euro sözleşmeleri hiçbir hesapta birbirine çevrilmedi. Euro sözleşmeleri TL’ye çevirip toplamak, kurdaki her hareketi başarı gibi gösterirdi. Euro sözleşme bedeli 830 bin Euro’dan 2,48 milyon Euro’ya, yani 2,99 katına çıktı ve bu rakam kurdan bağımsızdı.

TL tarafında da fiyat etkisi ayrıldı. Firmanın fiyat listesi dönemde yüzde 31 arttı. TL sözleşme bedelindeki yüzde 77,2’lik artış fiyat listesinden arındırıldığında yaklaşık yüzde 35,3’e iniyordu. Sözleşme adedindeki yüzde 59,6’lık artışın ise fiyatla bir ilgisi yoktu. Ben bu yüzden raporun ilk satırını tutar değil, sözleşme adedi olarak kuruyorum.

Kapora, bakiye ve iptal nasıl kaydedilir?

Her biri kendi satırında. Vakadaki firmada dönemde imzalanan 44 düğünden biri iptal edildi, biri bir sonraki yıla ertelendi. İptal sözleşmeden dört ay sonra geldi. İptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşüldü. Sözleşme gereği firmada kalan kapora satış olarak değil, ayrı bir satırda iptal geliri olarak gösterildi. Ertelenen düğünün sözleşmesi yeni tarihe taşındı.

Firmada kalan kaporanın oranı ve iade koşulu sözleşmenin konusudur ve ben bu satırı yalnızca sözleşmede yazan kurala göre dolduruyorum. İptallerin reklam raporuna nasıl yansıtıldığını organizasyon reklamlarında iptal ölçümü yazısında anlatıyorum.

Gelir etkinlik tarihine göre nasıl kaydedilir?

Satılan işin yapıldığı aya yazılarak. Bir organizasyon firmasında imzalanan sözleşme henüz yapılmış bir düğün değildir. Vakadaki firmada dönem Mayıs’ta kapandıktan sonra yaz boyunca sözleşmelerin akıbeti izlendi. Dönemde imzalanan 44 düğünün 40’ı Eylül sonuna kadar yapıldı ve 2’si Ekim’de Bodrum’da yapılacaktı. 31 kına ve nişanın 29’u yapıldı, 2’si ileri tarihliydi.

Etkinlik sonrasında kesinleşen tutar sözleşme bedelinden farklı olabilir. Vakadaki firmada yapılan İstanbul düğünlerinde etkinlik sonrasında kesinleşen bedel, ek misafir ve ek prodüksiyon talepleri nedeniyle sözleşme bedelinin ortalama yüzde 6 üzerindeydi. Bu fark yazının hiçbir satış rakamına eklenmedi. Ben bu farkı ayrı bir kapanış raporunda gösteriyorum, çünkü satış ekibinin başarısı ile operasyonun ek satışı farklı işlerdir. Muhasebede gelirin hangi tarihte kaydedileceği ise mali müşavirin konusudur ve pazarlama raporu bu kaydı değiştirmez, yalnızca aynı tarihi izler.

Bir dönemin satışı hangi talepten gelir?

Çoğu zaman önceki ayların talebinden. Düğün kararı uzun sürdüğü için bir dönemde imzalanan sözleşmelerin bir kısmı dönem başlamadan gelen taleplerden çıkar, dönemin taleplerinin bir kısmı da dönem kapandıktan sonra sözleşmeye döner. Vakadaki firmada 75 sözleşmenin 9’u çalışmaya başlamadan önce gelmiş taleplerden çıktı. Bunlar çıkarıldığında bile dönemin kendi taleplerinden 66 sözleşme kalıyordu ve bu sayı geçen yılın aynı dönemindeki 47 sözleşmenin üzerindeydi. Dönem kapandıktan sonra yaz boyunca dönemin taleplerinden 17 sözleşme daha imzalandı. Bunların 11’i bir sonraki yazın düğünü, 6’sı kına ve nişandı.

Ben bu yüzden iki rapor tutuyorum. Dönem raporu o dönemde imzalanan sözleşmeleri gösterir. Talep grubu raporu ise her ayın talebinin zaman içinde kaç sözleşmeye döndüğünü izler. Reklam kararı ikinci rapordan, yönetim kararı birinci rapordan verilir.

Sözleşme katkısı nasıl hesaplanır?

Sözleşme bedelinden tedarikçi maliyetleri düşülerek. Vakadaki firmada yönetim raporu sözleşme bedeli ve brüt katkıyla okundu. Türkiye’deki reklam kanallarında medyanın her lirası, tedarikçi maliyetleri düşüldükten sonra Google’da 7,50 TL, Meta’da 6,15 TL brüt katkı bıraktı. Türkiye’deki iki reklam kanalının toplam harcaması bu kanallardan gelen TL sözleşme bedelinin yüzde 5,3’üydü. Euro sözleşmelerin medya karşılığı TL olarak yazıldı ve ikisi oranlanmadı.

Kapora ve ciro ölçümünde en sık hangi hatalar yapılır?

• Kaporayı sözleşme bedelinin üstüne eklemek. Yıl olduğundan iyi görünür.
• Teklif toplamını satış gibi sunmak. Teklifin çoğu sözleşmeye dönmez.
• Kaporasız imzayı sözleşme saymak. Karar vermemiş çift satılmış görünür.
• Euro ile TL’yi çevirip toplamak. Kur hareketi başarı gibi okunur.
• İptali sessizce silmek. Firmada kalan kapora ve kaybedilen tarih görünmez.
• Etkinlik sonrası ek satışı sözleşmeye eklemek. Satış ve operasyon başarısı karışır.
• Fiyat listesi artışını ayırmamak. TL büyümesi gerçekte olduğundan büyük görünür.

Kapora ve ciro ölçümü firmanızda nasıl kurulur?

Önce talep, nitelikli talep, görüşme, teklif, sözleşme ve etkinlik tanımlarını yazın ve sözleşmeyi imza ile kaporanın birlikte olmasına bağlayın. Sonra raporu dört ayrı tutarla kurun ve kaporayı sözleşme bedelinin alt satırı olarak gösterin. Ardından TL ve Euro sözleşmeleri ayrı tutun, fiyat listesi artışını ayrı bir satırda gösterin ve iptal ile erteleme için kendi satırlarını açın. Etkinlik yapıldıktan sonra bir kapanış raporu hazırlamak bu düzenin son adımıdır. Organizasyon satış ekibinin sözleşme katkısının hangi göstergelerle izlendiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum. Lüks düğün reklam ajansı seçerken tahsilat ölçümüyle ilgili hangi soruların sorulması gerektiğini de ayrıca anlatıyorum.

Satış ve ölçüm tarafında nasıl çalıştığımı hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde bulabilirsiniz. Kapora ve ciro ölçümünün bütün stratejideki yeri düğün organizasyonu pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Organizasyon reklamlarının başarısı sözleşmeyle mi kaporayla mı ölçülmeli?

Yönetim sözleşme bedeliyle, finans kapora ve bakiyeyle, kapanış raporu etkinlik geliriyle ölçmeli. Reklam sistemi ise sözleşmeyi tahmin eden erken bir aşamayı öğrenmeli. Vakadaki firmada 75 sözleşmenin 41’i talep geldikten 28 günden daha uzun süre sonra imzalandı.

Kapora sözleşme bedelinin dışında mı raporlanmalı?

İçinde raporlanmalı. Kapora sözleşme bedelinin bir parçasıdır. Vakadaki firmada dokuz ayda tahsil edilen 20,02 milyon TL kapora, 66,72 milyon TL’lik sözleşme bedelinin içindeydi.

İptal edilen düğünün kaporası nasıl gösterilir?

Ayrı bir satırda. Vakadaki firmada iptal edilen sözleşmenin bedeli yönetim raporundan düşüldü ve sözleşme gereği firmada kalan kapora satış olarak değil iptal geliri olarak gösterildi.

Euro sözleşmeler TL’ye çevrilip toplanmalı mı?

Toplanmamalı. Vakadaki firmada TL ve Euro sözleşmeleri hiçbir hesapta birbirine çevrilmedi. Böylece kurdaki hareket hiçbir büyüme rakamının içine girmedi.

Kapora ve ciro rakamlarının doğruluğu hangi kayıtlarla kontrol edilir?

Sözleşme defteri, banka tahsilat kaydı ve muhasebe faturasıyla. Ben her ay sözleşme bedelini, tahsil edilen kaporayı, kalan bakiyeyi ve iptal edilen tutarı dört ayrı satırda yazıyor, toplamı muhasebenin aynı dönem kaydıyla karşılaştırıyorum. Euro sözleşmeleri ayrı tutuyor, çevrimi yalnızca raporun sonunda tek bir kurla yapıyorum.