Keşif Görüşmesine Gelmeyen Çiftler İçin Nasıl Takip Yapılır?

Keşif görüşmesine gelmeyen çiftler için takip, gelmeme olmadan önce başlar. Görüşme saati çiftin kendi takvimine eklenir ve kendi saat diliminde teyit edilir, görüşmeden kısa süre önce bir hatırlatma gider, yüz yüze gelemeyen çifte video görüşme seçeneği sunulur. Çift yine de gelmezse aynı gün kısa bir mesajla yeni zaman önerilir ve sonuç kayıt sistemine yazılır. Gelmeyen çift çoğu zaman vazgeçmiş çift değildir. Saat karışmış, aile toplanamamış ya da görüşmenin kaç dakika süreceğini bilmediği için ertelemiştir. Planlanmış görüşmeyi gerçekleşmiş saymayan, gelmeyeni ayrı izleyen ve ona hızlıca yeni bir yol açan bir düzen, reklam bütçesini artırmadan görüşme sayısını artırır.

Düğün ve organizasyon firmalarında satış süreci, randevu ve ölçüm kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde görüşme saatinin çiftin takvimine eklenmesi ve görüşmeden üç saat önce WhatsApp’tan kısa bir hatırlatma gitmesi, video görüşmelerde gelmeme oranını yüzde 23’ten yüzde 11’e indirdi. Aynı dönemde talepten görüşmeye geçen sürenin medyanı 11 günden 4 güne indi. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıda gelmeyen çiftlerin takibini ve düğün keşif görüşmesinde no show oranının nasıl düşürüldüğünü anlatıyorum.

Çiftler keşif görüşmesine neden gelmez?

Çoğu zaman pratik nedenlerle. Görüşme saati bir haftadır takvimde değildir ve unutulmuştur. Yabancı çift saati kendi saat dilimine çevirirken karıştırmıştır. Kararı veren aile o gün toplanamamıştır. Görüşmenin ne kadar süreceği ve ne konuşulacağı bilinmediği için çift hazır olmadığını düşünmüştür. Bir kısmı ise gerçekten başka bir firmayla anlaşmıştır ve bunu söylememiştir. Bu nedenlerin çoğu görüşmeden önce yapılan küçük işlerle azalır.

Bir neden daha var. Talepten görüşmeye geçen süre uzadıkça çiftin heyecanı düşer. Vakadaki firmada geçen yıl talepten görüşmeye geçen sürenin medyanı 11 gündü. İlk mesaja çiftin kendi seçebileceği bir video görüşme bağlantısı eklendi ve Mayıs’ta bu süre 4 güne indi, görüşmelerin yüzde 78’i talepten sonraki ilk 7 gün içinde yapıldı.

Hatırlatma ve saat teyidi nasıl yapılır?

İki adımda ve çiftin kendi saatinde. İlk adım randevunun alındığı andır. Görüşme saati çiftin kendi takvimine eklenir ve teyit mesajında görüşmenin süresi, kimin katılacağı ve ne konuşulacağı yazılır. İkinci adım görüşmeden kısa süre önce giden hatırlatmadır. Vakadaki firmada bu iki adım, yani takvime ekleme ve görüşmeden üç saat önce WhatsApp’tan giden kısa hatırlatma, video görüşmelerde gelmeme oranını yüzde 23’ten yüzde 11’e indirdi.

Mesaj	Ne zaman?	İçinde ne var?
Teyit ve takvim daveti	Randevu alındığı anda	Gün ve saat çiftin saat diliminde, süre, katılacak planlayıcı, görüşme bağlantısı
Hazırlık notu	Görüşmeden bir gün önce	Konuşulacak üç konu, tarih, misafir sayısı ve bütçe bandı
Kısa hatırlatma	Görüşmeden üç saat önce	Saat, bağlantı ve tek dokunuşla erteleme seçeneği

Tablodaki hazırlık notu benim eklediğim bir adım, vakada ayrıca ölçülmedi. Erteleme seçeneği ise bilerek konur. Gelemeyeceğini bilen çiftin kolayca yeni saat seçebilmesi, hiç gelmemesinden iyidir. Yabancı çiftlerde saat teyidi ayrıca önemlidir. Vakadaki firmada randevu sayfası çiftin kendi saat diliminde gösteriliyordu ve video görüşme takvimi akşamlara ve cumartesi sabahlarına açılmıştı. İngiltere yazın Türkiye’nin iki saat, kışın üç saat gerisindedir ve saati çifte kendi saatinde yazmak karışıklığı önler.

Alternatif video görüşmesi nasıl sunulur?

İlk adım olarak ve kısa tutularak. Vakadaki firmada görüşmeyi yüz yüze yapmak isteyen çiftlere ilk adım olarak 20 dakikalık bir video ön görüşme önerildi, yüz yüze keşif görüşmesi ikinci adım yapıldı. Kısa bir video görüşme, yarım gün ayırıp ofise gelmekten çok daha kolay kabul edilir. Gelmeyen bir çifte yeniden yüz yüze görüşme önermek yerine aynı hafta içinde bir video seçeneği sunmak da çoğu zaman kapıyı yeniden açar.

Durum	Sunulan seçenek
İlk temas, İstanbul düğünü	20 dakikalık video ön görüşme, sonra yüz yüze keşif
Yabancı çift	Çiftin saat diliminde akşam ya da cumartesi sabahı video görüşme
Avrupa’daki Türk çift	İki ailenin birlikte bağlandığı video görüşme
Yüz yüze görüşmeye gelmeyen çift	Aynı hafta içinde kısa video görüşme

Avrupa’daki Türk çiftlerde görüşmeye iki aile katılıyordu. Vakadaki firmada ilk video görüşmeye iki aile birlikte katılıyor, bir taraf Almanya’dan, bir taraf İzmir’den bağlanıyordu ve bu görüşmeler çoğunlukla Türkiye saatiyle akşam sekizden sonra yapılabiliyordu. İki ailenin aynı anda boş olduğu saati baştan sormak, gelmeme riskini azaltır.

Gelmeyen çifte ne zaman ve nasıl dönülür?

Aynı gün, kısa ve suçlamayan bir mesajla. Vakadaki firmada görüşmeye gelmeyen çiftler için ayrı bir takip akışı kuruldu. Ben bu akışı üç adımla kuruyorum.

1. Aynı gün. Görüşmenin kaçırıldığını hatırlatmayan, yalnızca yeni iki zaman öneren ve video seçeneği sunan kısa bir mesaj.
2. İki gün sonra. Cevap yoksa sordukları tarihin hâlâ müsait olup olmadığını söyleyen ikinci bir mesaj.
3. Bir hafta sonra. Cevap yoksa kaydı kapatmadan önce son bir not ve kayıp nedeninin yazılması.

Tarih bilgisi bu mesajlarda en güçlü cümledir. Çiftin sorduğu tarihin hâlâ müsait olduğunu, ya da opsiyonlu olduğunu ve bir hafta içinde netleşeceğini söylemek çifti yeniden harekete geçirir. Vakadaki firmada dolu cevabı alıp geri çevrilmiş 23 çifte tarihlerinin yeniden müsait olduğu yazıldığında dördüyle görüşme yapıldı ve ikisi sözleşme imzaladı. Mesajın dili de önemlidir. Görüşmeyi kaçırdınız demek yerine size uygun bir zaman bulalım demek çiftin geri dönmesini kolaylaştırır.

Gerçekleşen görüşme oranı nasıl ölçülür?

Planlanan ile gerçekleşeni ayırarak. Vakadaki firmada görüşme aşamasının tanımı açıktı. Yüz yüze ya da video keşif görüşmesi gerçekleşmiş olmalıydı. Planlanmış ama yapılmamış görüşme sayılmadı. Dokuz ayda yapılan 763 görüşmenin 412’si uygun görüşmeydi, yani tarihi uygun ve bütçe bandı tutan çiftlerle yapılmıştı.

Ölçü	Pay	Payda
Gerçekleşen görüşme oranı	Gerçekleşen görüşme	Planlanan görüşme
Gelmeme oranı	Haber vermeden gelinmeyen görüşme	Planlanan görüşme
Yeniden planlama oranı	Gelmeyen çiftten yeni zaman alınan	Gelmeyen çift
Gelmeyenden görüşme	Takip sonrası görüşme yapılan	Gelmeyen çift
Yedi gün içinde görüşme	Talepten sonraki 7 gün içinde yapılan görüşme	Yapılan bütün görüşmeler

Gelmeme oranı görüşme türüne ve segmente göre ayrı okunur. Video ve yüz yüze görüşmenin, yabancı çift ile İstanbul düğününün oranları farklıdır ve tek bir ortalama hepsini yanlış anlatır. Organizasyon satış ekibinin görüşme performansının hangi göstergelerle izlendiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.

Gelmeme reklam ölçümünü neden etkiler?

Çünkü reklam sistemine öğretilen olay gerçekleşen görüşmedir. Vakadaki firmada reklam sistemlerine tarihi uygun ve bütçe bandı tutan uygun görüşme öğretildi. Meta bir uygun görüşmeyi ancak reklam tıklamasından sonraki 7 gün içinde gerçekleşirse o reklama yazabiliyordu. Eylül’de görüşmelerin yalnızca yüzde 31’i ilk 7 gün içinde yapılıyordu, yani iyi çalışan bir reklamın getirdiği çiftlerin çoğu görüşmeye geldiğinde reklamın hanesine yazılamıyordu. Gelmeme ve erteleme bu süreyi uzatır. Görüşmeyi hızlandırmak ve gelmeyeni hızla yeniden planlamak satışın yanında ölçümü de düzeltir. Formdan gelen talebin görüşmeye dönüşmesi formun türüne de bağlıdır. Lüks organizasyonlarda Meta formu ile web formunun hangi segmentte kullanılacağını ayrı bir yazıda ele alıyorum.

Gelmeyen çift takibinde en sık hangi hatalar yapılır?

• Planlanan görüşmeyi gerçekleşmiş saymak. Rapor şişer, gelmeme görünmez.
• Saati Türkiye saatiyle yazmak. Yabancı çift saati karıştırır.
• Hatırlatma göndermemek. Bir hafta önce alınan randevu unutulur.
• Erteleme seçeneği sunmamak. Gelemeyecek çift haber vermek yerine hiç gelmez.
• Gelmeyen çifte suçlayıcı mesaj yazmak. Çift geri dönmek yerine sessiz kalır.
• Gelmeyeni hemen kayıp saymak. Kısa bir video görüşmeyle kazanılacak çift kaybolur.

Gelmeyen çift takibi firmanızda nasıl kurulur?

Önce kayıt sisteminde görüşmenin sonucunu gerçekleşti, ertelendi, gelmedi ve iptal olarak ayıran zorunlu bir alan açın ve son üç ayın gelmeme oranını çıkarın. Sonra teyit, takvim daveti ve görüşmeden üç saat önceki hatırlatmayı otomatik kurun, saati çiftin saat diliminde gösterin ve 20 dakikalık video ön görüşmeyi ilk adım olarak sunun. Ardından gelmeyen çift için aynı gün, iki gün sonra ve bir hafta sonra giden üç adımlı takibi şablon olarak hazırlayın. Gelmeme oranını segmente ve görüşme türüne göre her ay okumak bu düzenin son adımıdır. Konuşmaların kayıt sistemine nasıl girdiğini organizasyon WhatsApp ve CRM yazısında, yabancı çiftler için video görüşmenin nasıl planlandığını İngilizce landing yazısında, takvimin nasıl tutulduğunu dolu tarih talepleri yazısında anlatıyorum.

Satış süreci ve kayıt sistemi tarafındaki çalışma biçimimi hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde bulabilirsiniz. Görüşmenin bütün stratejideki yeri düğün organizasyonu pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Hatırlatma mesajı göndermek gelmeme oranını düşürür mü?

Vakadaki firmada düşürdü. Görüşme saatinin çiftin takvimine eklenmesi ve görüşmeden üç saat önce WhatsApp’tan kısa bir hatırlatma gitmesi, video görüşmelerde gelmeme oranını yüzde 23’ten yüzde 11’e indirdi.

Gelmeyen çifte ne zaman yeniden yazılmalı?

Aynı gün. Görüşmenin kaçırıldığını vurgulamayan, yeni iki zaman ve kısa bir video seçeneği sunan bir mesaj en iyi sonucu verir. Cevap gelmezse iki gün sonra tarihin hâlâ müsait olup olmadığını söyleyen ikinci bir mesaj gider.

Video görüşme yüz yüze görüşmenin yerini tutar mı?

İlk adım olarak daha iyi çalışır. Vakadaki firmada 20 dakikalık video ön görüşme ilk adım, yüz yüze keşif görüşmesi ikinci adım oldu. Talepten görüşmeye geçen sürenin medyanı 11 günden 4 güne indi ve görüşmelerin yüzde 78’i talepten sonraki ilk 7 gün içinde yapıldı.

Gelmeyen çift kayıp olarak mı kaydedilmeli?

Hemen değil. Gelmeme ayrı bir sonuç olarak yazılır ve takip başlar. Takipten sonra cevap vermeyen çift bir hafta içinde kayıp nedeniyle kapatılır. Bu ayrım hem gelmeme oranını görünür kılar hem de kısa bir video görüşmeyle kazanılabilecek çifti kaybetmez.

Gelmeme oranının düştüğü hangi kayıtlarla doğrulanır?

Takvim davetinin durumu ve CRM’deki gerçekleşen görüşme alanıyla. Ben her keşif görüşmesini planlandı, teyit edildi, gerçekleşti ve gelmedi olarak işaretliyor, gelmeme payını hatırlatma kuralından önceki ve sonraki dönemlerde karşılaştırıyorum. Video görüşmeye dönen çiftleri ayrı bir satırda sayıyorum. Gelmeyen çiftin yeniden randevu alıp almadığını da aynı kayıttan okuyorum.