Antalya Düğün Organizasyonlarında Otel İş Birliği Nasıl Kurulur?

Antalya düğün organizasyonlarında otel iş birliği dört kararla kurulur. Otelin ve planlayıcının neyi sattığı yazılır, mekan ve konaklama teklifinin sınırı çizilir, aramalar iki taraf arasında paylaştırılır ve her çift için tek bir ortak talep kaydı ile sözleşmeye bağlanmış bir gelir ve komisyon kuralı konur. Otel ile planlayıcı rakip değil, aynı çiftin iki ayrı tedarikçisidir. Kimin neyi sattığı, çifti kimin getirdiği ve süreci kimin yürüttüğü yazılı değilse iki taraf aynı aramada birbirinin fiyatını yükseltir ve aynı çifte iki ayrı teklif gönderir. Çözüm çoğu zaman bir reklam ayarı değil, bir masa başı toplantısıdır.

Düğün ve organizasyon firmalarında reklam, satış süreci ve ölçüm kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde Antalya düğünlerinin çoğu Belek’teki beş yıldızlı bir partner otelde yapılıyordu. Antalya ile ilgili bazı aramalarda tıklama maliyeti aylar içinde neredeyse iki katına çıkmıştı ve rakip listesinde en sık görünen reklamveren partner oteldi. Aramalar paylaştırıldıktan sonraki iki ayda bu aramalarda tıklama maliyeti yüzde 38 düştü ve aynı çifte giden çift teklif sorunu tamamen bitti. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıda iş birliğinin nasıl kurulduğunu anlatıyorum.

Otel ile planlayıcı neden birbirine rakip olur?

Çünkü aynı çifti aynı kelimelerle ararlar. Vakadaki partner otel de Antalya wedding, Antalya düğün organizasyonu ve Belek wedding gibi aramalarda reklam veriyordu. Aynı açık artırmada iki iş ortağı birbirinin fiyatını yükseltiyordu. İşin görünmeyen tarafı daha pahalıydı. Otelin reklamından gelip planlayıcıya yazan ya da planlayıcının reklamından gelip otele yazan çiftler yüzünden kimin müşteriyi getirdiği konusunda sürekli tartışma çıkıyordu. İki satış ekibi aynı çifte iki farklı teklif gönderiyordu. Çiftin gözünde bu, iki tarafın da işini bilmediği anlamına gelir.

Otel ile planlayıcının rolleri nasıl ayrılır?

Her işin tek bir sahibi olacak şekilde. Vakadaki firmada yabancı çiftlerin sözleşmesinde mekan, yemek ve misafir transferi de çoğunlukla firmanın kapsamındaydı. Bu yapıda otel, çiftin karşısında değil planlayıcının arkasında duran bir tedarikçi olur. Bu yapı her iş birliğinde aynı olmak zorunda değil, ama hangisi seçildiyse yazılı olmalı.

İş	Otel	Planlayıcı
Tören ve yemek alanı, mutfak	Sağlar ve fiyatlar	Seçer ve tasarımla birleştirir
Misafir odaları	Sağlar, kendi koşullarıyla satar	Çifte bilgi verir, satmaz
Tasarım, dekor, çiçek, ışık ve ses	Teknik altyapıyı sağlar	Sahibidir
Koordinasyon ve tedarikçi yönetimi	Kendi ekibini yönetir	Gün akışının sahibidir
Çiftle iletişim	Konaklama konularında	Sürecin tek muhatabı

Tablodaki misafir odası satırı benim kuralım. Otelin odaları otelin kendi koşullarıyla ve otelle yapılan sözleşmeyle satılır, planlayıcı bu konuda yalnızca yol gösterir. Bunun nedeni bir sonraki başlıkta.

Mekan ve konaklama teklifinin sınırı nerede çizilir?

Planlayıcının teklifinde planlayıcının sorumlu olduğu kalemlerde. Konaklamayı ve transferi ya da başka bir turistik hizmeti tek fiyatla satan bir teklif, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun’daki paket tur tanımına girebilir ve bu durumda seyahat acentası düzenlemeleri gündeme gelir. Bu bir hukuki değerlendirme gerektirir ve her iş birliği için bir hukukçuya sorulmalıdır. Benim pazarlama tarafındaki kuralım basit. Oda satışı otelde kalır, planlayıcının teklifi tasarım, prodüksiyon, koordinasyon ve otelin planlayıcıya fatura ettiği alan ve yemek kalemleriyle sınırlı olur.

Kalem	Kimin teklifinde?	Nasıl gösterilir?
Alan kirası ve yemek	Planlayıcı ya da otel, yazılı karara göre	Kişi başı ve toplam, Euro
Tasarım ve prodüksiyon	Planlayıcı	Kalem kalem, Euro’ya bağlı kalemler ayrı bölümde
Misafir odaları	Otel	Otelin kendi teklifi, planlayıcının teklifinde bağlantı olarak
Misafir transferi	Yazılı karara göre	Tek fiyatla konaklamaya bağlanmadan
Komisyon	İki tarafın sözleşmesi	Çiftin teklifinde görünmez, sözleşmede yazar

Vakadaki firmada teklifler kalem kalem, sürüm numarasıyla ve 21 günlük geçerlilik süresiyle hazırlanıyordu, yabancı çiftlere teklif doğrudan Euro olarak veriliyordu. Ortak teklifte diğer taraf kendi kalemlerini aynı dosyaya ekliyordu. Ben ortak dosyada her kalemin hangi taraftan geldiğini ayrı bir bölümde gösteriyorum.

Aramalar otelle nasıl paylaştırılır?

Niyete göre. Vakadaki firmada otelin pazarlama müdürüyle oturulup aramalar paylaştırıldı. Otel kendi adını ve mekan aramalarını aldı, yani wedding venue, düğün mekanı ve otelin adıyla birlikte yapılan aramaları. Planlayıcı, planlayıcı ve organizasyon aramalarını aldı. İki hesaba karşılıklı olumsuz kelime listeleri eklendi ve otelin sitesindeki düğün sayfasına planlayıcının müsaitlik takvimine giden bir bağlantı kondu. Paylaşılan aramalarda tıklama maliyeti sonraki iki ayda yüzde 38 düştü. Arama paylaşımının hesap tarafını düğün organizasyonu Google Ads sorguları yazısında anlattım.

Ortak talep kaydı nasıl tutulur?

Tek bir tabloda, tek bir kuralla. Vakadaki firmada yazılan kural şuydu. Bir çiftten gelen ilk yazılı talep 24 saat içinde ortak bir tabloya kaydediliyor, çifti ilk kaydeden taraf o çiftin sürecini yürütüyor, diğer taraf ise ortak teklife kendi kalemlerini ekliyordu. Komisyon konusu sözleşmeye yazıldı. Bu kural kimin haklı olduğu tartışmasını bitirdi, çünkü artık bir tarih ve saat vardı.

Sütun	Ne yazılır?
Çift kimliği	İki tarafın da kullandığı tek bir kod
İlk yazılı talep zamanı	Tarih ve saat, hangi tarafa geldiği
Kaynak	Otelin reklamı, planlayıcının reklamı, tavsiye ya da mevcut müşteri
Sürecin sahibi	İlk kaydeden taraf
Düğün tarihi ve misafir sayısı	İki takvimde aynı anda kontrol edilir
Teklif sürümü	Ortak dosyanın sürüm numarası
Sonuç	Sözleşme, kayıp ve kayıp nedeni

Çiftlerin çoğu ilk mesajını WhatsApp’tan atar ve bu mesaj tabloya girmezse kural işlemez. Organizasyon firmalarında WhatsApp ile CRM’in nasıl birleştirildiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.

Ortak gelir ve komisyon nasıl raporlanır?

Reklam başarısından ayrı ve tanımları yazılarak. Vakadaki firmada otel üzerinden gelen talepler tavsiye, mekan ve mevcut müşteri kanalında izlendi ve hiçbir reklam kampanyasının hanesine yazılmadı. Bu karar raporun dürüstlüğünü korudu. Otelin getirdiği bir çifti reklamın başarısı saymak, o reklamın bütçesini hak etmediği halde büyütür.

Ölçü	Pay	Payda
Ortak kayıt oranı	24 saat içinde ortak tabloya giren çift	İki taraftan herhangi birine yazan Antalya çifti
Çift teklif oranı	İki taraftan ayrı teklif alan çift	Ortak tabloya kaydedilen çift
Paylaşılan aramalarda tıklama maliyeti	Bu ayın ortalama tıklama maliyeti	Paylaşımdan önceki ayın ortalaması
Ortak sözleşme payı	Otelle ortak yürütülen sözleşme	Antalya’daki bütün sözleşmeler
Komisyon mutabakatı	Mutabık kalınan komisyon tutarı	Sözleşmeye göre doğan komisyon

Komisyonun hangi tutar üzerinden doğduğu da baştan yazılmalı. Sözleşme bedeli, tahsil edilen kapora ve etkinlik sonrasında kesinleşen gelir farklı tutarlardır ve aynı düğün bu üçüyle farklı görünür. Vakadaki firmada yapılan İstanbul düğünlerinde etkinlik sonrası kesinleşen bedel sözleşme bedelinin ortalama yüzde 6 üzerindeydi. Düğün organizasyonunda kapora ve cironun nasıl ölçüleceğini ayrı bir yazıda ele alıyorum.

Otel iş birliği kapasiteyi nasıl etkiler?

Takvimi iki tarafın birlikte okumasını zorunlu kılar. Vakadaki firmanın iki saha ekibi vardı ve aynı gün en fazla iki düğün yapabiliyordu, biri İstanbul’da, biri Bodrum ya da Antalya’da. Antalya’da bir cuma satılırsa o cuma Bodrum’da düğün yapılamıyordu. Otelin kendi etkinlik takvimi de hesaba katılmalı. Vakadaki firmada otelin düğün sayfasındaki bağlantı planlayıcının müsaitlik takvimine gidiyordu. Ben bunun yanında tarih kontrolünü talep ortak tabloya girerken iki takvimde birden yapıyorum. Müsaitlik takviminin nasıl kurulduğunu dolu tarih talepleri yazısında anlattım.

Otelle ortak içerik nasıl üretilir?

Haklar baştan yazılarak. Otelde yapılan bir düğünün görüntüleri otelin de planlayıcının da en güçlü içeriğidir. Ama vakadaki firmada reklam ve portfolyodaki 63 görselin 27’si için fotoğrafçıdan ticari kullanım izni yoktu ve bir şikayet altı reklamı yayından kaldırdı. Ortak içerikte kimin hangi görüntüyü hangi kanalda kullanabileceği, fotoğrafçının ve çiftin izni ile otelin adının nasıl geçeceği iş birliği sözleşmesine eklenir. Kurulum gününde misafirler gelmeden çekilen görüntüler bu sorunun en temiz çözümüdür. Antalya’daki proje sayfalarında da otelin adını, alanın kapasitesini ve kurulumu birlikte anlatmayı öneriyorum, çünkü Antalya’da destinasyon düğünü için planlayıcı önerisi isteyen biri hem yeri hem ekibi sorar.

Otel iş birliğinde en sık hangi hatalar yapılır?

• Aynı aramalarda iki taraftan reklam vermek. İş ortakları birbirinin tıklama maliyetini yükseltir.
• İlk talebi kimin aldığını kaydetmemek. Kimin müşteriyi getirdiği tartışması hiç bitmez.
• Aynı çifte iki ayrı teklif göndermek. Çift iki tarafa da güvenini kaybeder.
• Misafir odalarını planlayıcının teklifine tek fiyatla eklemek. Paket tur kurallarını gündeme getirebilir.
• Otelden gelen çifti reklam başarısı saymak. Reklam bütçesi hak etmediği halde büyür.
• Komisyonun hangi tutar üzerinden doğduğunu yazmamak. İptal ve ek misafir durumunda anlaşmazlık çıkar.
• Ortak görüntülerin kullanım hakkını yazmamak. Bir şikayet sezon ortasında reklamı durdurabilir.

Otel iş birliği firmanızda nasıl kurulur?

Önce son bir yılda otelle ortak çalıştığınız çiftleri çıkarın ve kaçında iki ayrı teklif gittiğini, kaçında kaynağın tartışmalı olduğunu sayın. Sonra rol tablosunu ve teklif sınırını otelle birlikte yazın, misafir odalarının nasıl satılacağını bir hukukçuya sorun. Ardından arama paylaşımını ve karşılıklı olumsuz kelime listelerini kurun, ortak talep tablosunu ve 24 saat kuralını başlatın. Komisyonu ve ortak içerik haklarını sözleşmeye yazmak bu düzenin son adımıdır. Yabancı çiftlere hangi kanallardan ulaşıldığını Bodrum destinasyon düğünü yazısında, ortak teklif sayfasının İngilizce sürümünü İngilizce landing yazısında, otelin ve planlayıcının sayfalarının arama motoruna nasıl tanıtılacağını düğün organizasyonu sitelerinde hreflang yazısında anlatıyorum. Otellerin grup ve etkinlik tarafından bakışı için otel grup ve toplantı pazarlaması yazısına da bakabilirsiniz.

Destinasyon tarafındaki çalışma biçimimi hizmet sayfasının destinasyon düğünleri için çok dilli dijital pazarlama bölümünde bulabilirsiniz. İş ortaklarıyla çalışmanın bütün stratejideki yeri düğün organizasyonu pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Partner otelin reklam vermesi planlayıcının reklamını bozar mı?

Aynı aramalarda yarışırlarsa bozar. Vakadaki firmada Antalya ile ilgili bazı aramalarda tıklama maliyeti aylar içinde neredeyse iki katına çıktı ve en sık görünen rakip partner oteldi. Otel mekan aramalarını, planlayıcı organizasyon aramalarını alıp karşılıklı olumsuz kelime listeleri ekleyince bu aramalarda tıklama maliyeti iki ayda yüzde 38 düştü.

Otel üzerinden gelen çift reklam başarısı sayılır mı?

Sayılmamalı. Vakadaki firmada otel üzerinden gelen talepler tavsiye, mekan ve mevcut müşteri kanalında izlendi ve hiçbir reklam kampanyasının hanesine yazılmadı. Böylece reklam bütçesi yalnızca kendi getirdiği çiftlerle değerlendirildi.

Komisyon oranı ne kadar olmalı?

Tek bir doğru oran yok. Önemli olan oranın hangi tutar üzerinden, ne zaman ve hangi durumda ödeneceğinin yazılmasıdır. Sözleşme bedeli mi, tahsil edilen kapora mı, etkinlik sonrası kesinleşen gelir mi, iptal ve ertelemede ne olacağı. Vakadaki firmada komisyon konusu iş birliği sözleşmesine yazıldı.

Planlayıcı misafir konaklamasını da satabilir mi?

Konaklamayı transferle ya da başka bir turistik hizmetle tek fiyatla satmak paket tur tanımına girebilir ve seyahat acentası düzenlemelerini gündeme getirebilir. Bu kararı bir hukukçuyla vermek gerekir. Ben pazarlama tarafında odaların otelin kendi teklifiyle satılmasını, planlayıcının teklifinde ise yalnızca o teklife bağlantı verilmesini öneriyorum.

Otel iş birliğinin sonucu hangi kayıtlarla doğrulanır?

Ortak talep kaydı, komisyon tablosu ve sözleşme defteriyle. Ben otelden gelen talebi kendi reklamımdan gelenden ayrı bir kaynakla kaydediyor, aynı çiftin iki taraftan da başvurmasını telefon numarasıyla birleştiriyorum. Her ay ortak sözleşme sayısını, komisyonu ve kapasite kullanımını otelle aynı tablo üzerinden mutabık kalıyorum.