Organizasyon Tekliflerinin Kaybedilme Nedenleri Nasıl Analiz Edilir?

Organizasyon tekliflerinin kaybedilme nedenleri, her kaybedilen teklif için tek ve zorunlu bir nedenin kaydedilmesiyle analiz edilir. Nedenler fiyat, kapsam, tarih ve güven olarak gruplanır. Her teklifin sürüm numarası, geçerlilik tarihi ve çifte ulaştığı gün tutulur, rakibin teklifi ne zaman ve neyle verdiyse o da yazılır. Kayıplar sonra adayın geldiği kanal ve segmentle eşleştirilir, çünkü bir kanalın getirdiği çiftlerin hangi nedenle kaybedildiği o kanalın mesajını anlatır. Kayıp nedeni satış ekibinin bahanesi değildir. Kayıpların çoğu teklif dosyasının içindeki bir sorundan geliyorsa sorun çiftte değil, teklifin kendisindedir.

Düğün ve organizasyon firmalarında satış süreci, kayıt sistemi ve ölçüm kuruyorum. İstanbul merkezli ve Bodrum ile Antalya’da da düğün yapan lüks bir organizasyon ekibinde geçen yıl gönderilen 247 tekliften 47 sözleşme çıkmıştı. Tekliften sözleşmeye dönüş yüzde 19’du. Teklif süreci yeniden kurulduktan ve kayıp nedeni zorunlu olduktan sonra dokuz ayda gönderilen 221 tekliften 75 sözleşme çıktı ve dönüş yüzde 33,9’a yükseldi. Bütün süreci düğün organizasyonu vaka analizinde anlattım. Bu yazıda kayıp nedenlerinin nasıl kaydedildiğini ve okunduğunu anlatıyorum.

Teklifler neden kaybedilir?

Vakadaki firmada nedenlerin üçü teklif dosyasının içindeydi. Birincisi teklif herkese gidiyordu. Fiyat soran her çifte aynı PDF fiyat listesi gönderiliyor ve bu teklif olarak sayılıyordu. İkincisi teklifler sezon boyunca geçerliydi. İthal çiçek, ışık ve LED ekran kiralaması gibi bazı kalemler Euro’ya bağlıydı ve kur hareket ettikçe Eylül’de verilen bir TL teklif Mart’ta firmaya zarar ettirmeye başlıyordu. Ekip ya zararı üstleniyor ya da imzadan önce fiyatı güncelliyordu ve bu çiftin güvenini sarsıyordu. Geçen yıl imzalanan her sözleşme imzaya kadar ortalama 1,8 kez revize edilmişti. Üçüncüsü teklif kalem kalem değildi. Çift neyin dahil olduğunu göremiyor ve bir rakibin daha düşük görünen ama daha az şey içeren teklifiyle karşılaştırıyordu.

Fiyat, kapsam, tarih ve güven nasıl ayrılır?

Her kayıp nedeni bu dört gruptan birine yazılarak. Vakadaki firmada dokuz ayda gönderilen 221 teklifin 75’i sözleşmeye döndü, Mayıs sonunda 19’u hâlâ açıktı ve 127’si kaybedildi.

Kayıp nedeni	Teklif	Grup	Ne anlatır?
Başka firmayı seçti	38	Kapsam ya da güven	Rakibin teklifiyle karşılaştırma
Bütçesi yetmedi	34	Fiyat	Bütçe görüşmeden önce yeterince netleşmemiş
Kararını erteledi	23	Güven ya da zamanlama	Takip edilecek sıcak liste
Tarih ya da mekan nedeniyle vazgeçti	21	Tarih	Takvim ya da mekan bilgisi geç verilmiş
Hiç cevap vermedi	11	Güven	Takip ya da iletişim kopmuş

Ben fiyat grubuyla kapsam grubunu özellikle ayırıyorum. Bütçesi yetmeyen çift ile daha ucuz görünen bir teklifi seçen çift aynı şey değildir. İlki görüşmeden önce bütçe bandının daha açık konuşulması gerektiğini, ikincisi teklifin neyin dahil olduğunu yeterince göstermediğini anlatır. Vakadaki firmada görüşmeden önce yalnızca açık bir başlangıç bütçesi aralığı paylaşılmaya başlandı ve teklifler kalem kalem hazırlandı.

Teklif sürümü ve geçerlilik nasıl tutulur?

Her teklifin bir sürüm numarası, bir geçerlilik tarihi ve bir gönderim zamanı olur. Vakadaki firmada teklif keşif görüşmesinden sonraya alındı. Teklifler kalem kalem, sürüm numarasıyla ve 21 günlük geçerlilik süresiyle hazırlandı. Kapora yatırıldığı anda fiyat kilitleniyordu. Euro’ya bağlı kalemler teklifte ayrı bir bölümde, kur bilgisiyle birlikte gösterildi. Yabancı çiftlere ve Avrupa’daki Türk çiftlere teklif doğrudan Euro olarak verildi.

Alan	Neden gerekli?
Sürüm numarası	İmzaya kadar kaç kez revize edildiğini görmek
Gönderim zamanı	Görüşmeden kaç saat sonra gittiğini görmek
Geçerlilik tarihi	Kur ve fiyat riskini sınırlamak, takip tarihini belirlemek
Kalem listesi	Neyin dahil olup olmadığını göstermek
Para birimi	TL ve Euro tekliflerini ayrı izlemek
Kayıp nedeni	Teklif kapandığında tek ve zorunlu alan

Sonuçta imzalanan sözleşme başına revizyon 1,8’den 0,6’ya indi. Gönderilen teklif sayısı 247’den 221’e düştü, çünkü teklif artık yalnızca gerçekten karar aşamasına gelmiş çiftlere hazırlanıyordu. Ekibin teklif hazırlamaya harcadığı zaman da azaldı.

Rakip bilgisi nasıl kaydedilir?

Çiftin söylediği kadarıyla ve tarihle. Vakadaki firmada başka bir firmayı seçen 38 çiftin 22’sinde rakibin teklifi bizimkinden önce ulaşmıştı. Bu bulgu fiyat ya da kalite değil, hız ile ilgiliydi. Keşif görüşmesinden sonraki 24 saat içinde çifte kısa bir teklif özeti gönderilmeye başlandı. Ayrıntılı teklif iki üç gün sürse de çift ilk fikri aynı gün alıyordu.

Ben başka firmayı seçen her çift için üç bilgiyi kaydettiriyorum. Rakibin teklifi bizimkinden önce mi sonra mı geldi, çift fiyatı mı kapsamı mı yoksa ekibi mi belirleyici saydı ve kaybın son görüşmesinde neyi sordu. Rakibin adını yazmak her zaman gerekli değildir. Kararı neyin belirlediği daha önemlidir.

Kanal bazında kayıp dağılımı nasıl okunur?

Kayıp nedenini çiftin geldiği kanal ve segmentle eşleştirerek. Vakadaki firmada kanallar CRM’deki kayda göre değerlendirildi ve çiftin hangi kanaldan geldiği satış sorumlusu tarafından ilk görüşmede onaylandı. Vaka analizinde kayıp nedenlerinin kanal bazında dağılımı ayrıca raporlanmadı. Aşağıdaki tablo benim bu eşleştirmeyi okurken kullandığım düzendir.

Kanalda ağır basan kayıp	Ne anlatır?	Nerede düzeltilir?
Bütçesi yetmedi	Reklam bütçe bandını göstermiyor	Reklam metni ve başlangıç bütçesi sayfası
Tarih ya da mekan	Reklam dolu tarihlere çift getiriyor	Müsaitlik takvimi ve tarih öncelikli form
Başka firmayı seçti	Teklif geç ya da belirsiz	Teklif özeti ve kalem listesi
Hiç cevap vermedi	Takip ya da iletişim kopuyor	Takip kuralı ve e posta teslimi

Segment de aynı tabloya girer. Vakadaki firmada talepten sözleşmeye medyan süre İstanbul düğünlerinde 38 gün, kına ve nişanda 17 gün, yabancı çiftlerde 71 gün, Avrupa’daki Türk çiftlerde 52 gündü. Bir yabancı çiftin kararını ertelemesi ile bir kına ailesinin kararını ertelemesi aynı anlama gelmez.

Kayıp nedenleri reklam mesajını nasıl değiştirir?

Kaybı yaratan beklentinin hangi mesajdan geldiğini göstererek. Vakadaki firmada bütçesi yetmeyen 34 çift, bütçe bandının görüşmeden önce yeterince konuşulmadığını gösteriyordu. Aynı dönemde yapılan iki deneme bu bağlantıyı doğruladı. Kasım’da Meta’daki İstanbul düğünü reklamlarının başlığına ücretsiz keşif görüşmesi yazıldı. Talep yüzde 38 arttı ama talebin uygun görüşmeye dönüşü yüzde 19’dan yüzde 8’e indi, çünkü ücretsiz kelimesi fikir almak isteyenleri getirdi ve vurgu üç hafta sonra kaldırıldı. Aralık’ta e posta karşılığında fiyat listesi PDF’i denendi. 112 kişi listeyi indirdi, 3 görüşme yapıldı ve sözleşme gelmedi. Aynı bilginin bir kısmını herkese açık başlangıç bütçesi sayfası olarak yayınlamak çok daha iyi çalıştı.

Ben kayıp tablosunu her ay reklam mesajlarıyla yan yana okuyorum. Bütçe nedenli kayıplar artıyorsa reklamın ve sayfanın bütçe bandını gösterip göstermediğine, tarih nedenli kayıplar artıyorsa reklamın dolu tarihlere çift getirip getirmediğine bakıyorum. Dolu tarihlere gelen talebin nasıl azaltıldığını dolu tarih düğün reklamları yazısında anlattım.

Karar erteleyen çift nasıl takip edilir?

Bir sonraki adımı ve tarihi olan bir kayıtla. Vakadaki firmada 23 teklif kararını erteleyen çiftlerle kapandı. Ben bu çiftler için teklifin geçerlilik süresi dolmadan bir hatırlatma, dolduktan sonra da güncel tarih ve fiyat bilgisiyle kısa bir mesaj planlıyorum. Takip kurallarının nasıl yazıldığını organizasyon WhatsApp ve CRM yazısında, görüşmeye gelmeyen çiftlerin takibini keşif görüşmesi takibi yazısında anlattım.

Kayıp analizinde en sık hangi hatalar yapılır?

• Fiyat listesi PDF’ini teklif saymak. Teklif sayısı şişer, dönüş oranı düşük görünür.
• Kayıp nedenini serbest metin bırakmak. Nedenler sayılamaz.
• Fiyat ile kapsamı aynı neden saymak. Düzeltilecek yer bulunamaz.
• Sezon boyu geçerli teklif vermek. Kur hareketi teklifi zarara çevirir.
• Teklifin gönderim zamanını kaydetmemek. Rakibin önce davrandığı görülmez.
• Açık teklifleri kayıp saymak. Dönem sonunda karar bekleyen çiftler unutulur.
• Kayıpları kanalla eşleştirmemek. Yanlış beklenti yaratan mesaj bulunamaz.

Kayıp analizi firmanızda nasıl kurulur?

Önce teklif tanımını yazın. Kalem kalem, sürüm numaralı ve geçerlilik tarihli olmayan bir belge teklif sayılmaz. Sonra kayıt sisteminde kayıp nedeni için tek ve zorunlu bir alan açın, nedenleri fiyat, kapsam, tarih ve güven gruplarına bağlayın ve başka firmayı seçen çiftler için rakibin teklifinin ne zaman geldiğini kaydedin. Ardından kayıpları kanal ve segmentle eşleştiren aylık bir tablo kurun. Görüşmeden sonraki 24 saat içinde kısa bir teklif özeti göndermek ve karar erteleyen çiftlere tarihli bir takip planlamak bu düzenin son adımıdır. Organizasyon satış ekibinin teklif ve takip performansının hangi göstergelerle izlendiğini ayrı bir yazıda ele alıyorum. Organizasyon firmalarında kayıp nedeni alanının HubSpot ya da Pipedrive’da nasıl kurulacağını da ayrıca anlatıyorum.

Satış süreci tarafında nasıl çalıştığımı hizmet sayfasının organizasyon firmaları için CRM ve teklif süreci yönetimi bölümünde bulabilirsiniz. Kayıp analizinin bütün stratejideki yeri düğün organizasyonu pazarlaması rehberinde anlatılıyor.

Sık sorulan sorular

Teklifin geçerlilik süresini kısaltmak sözleşmeyi azaltır mı?

Vakadaki firmada azaltmadı. Sezon boyu geçerli tekliflerin yerine 21 günlük geçerlilik süresi ve kaporayla fiyat kilidi getirildi. Tekliften sözleşmeye dönüş yüzde 19’dan yüzde 33,9’a çıktı ve imzalanan sözleşme başına revizyon 1,8’den 0,6’ya indi.

Fiyat soran her çifte teklif gönderilmeli mi?

Gönderilmemeli. Vakadaki firmada görüşmeden önce yalnızca açık bir başlangıç bütçesi aralığı paylaşıldı ve kalem kalem teklif keşif görüşmesinden sonra hazırlandı. Teklif sayısı azaldı ama sözleşme sayısı arttı.

Başka firmayı seçen çiftten ne öğrenilir?

Çoğu zaman hız ve açıklık. Vakadaki firmada başka firmayı seçen 38 çiftin 22’sinde rakibin teklifi daha önce ulaşmıştı. Görüşmeden sonraki 24 saat içinde gönderilen kısa teklif özeti bu açığı kapatmak için kuruldu.

Kayıp nedenini satış sorumlusu mu belirlemeli?

Satış sorumlusu kaydeder ama çiftin kendi cümlesine dayanır. Ben son görüşmede çiftin kararını neyin belirlediğini doğrudan sordurup cevabı nedenin yanına kısa bir not olarak yazdırıyorum. Neden listesi sabit kalır, not ise ayrıntıyı taşır.

Kayıp analizinin işe yaradığı hangi kayıtlarla doğrulanır?

Zorunlu kayıp nedeni alanı, teklif sürüm kaydı ve kanal raporuyla. Ben her kaybedilen teklifin nedenini fiyat, kapsam, tarih ve güven olarak kaydediyor, nedenlerin dağılımını her çeyrek kanal bazında okuyorum. Reklam mesajını değiştirdikten sonra aynı nedenin payının düşüp düşmediğini bir sonraki çeyrekte kontrol ediyorum.