Workflow Nedir?

Sayılarla ne demek?

Bir iş akışı, bir süreci makinenin anlayacağı adımlara böler. "Yeni abone gelirse hoş geldin e-postası gönder, iki gün bekle, ilk alışverişi yapmadıysa ikinci e-postayı gönder" cümlesi, bir iş akışının sözlü halidir. Otomasyon aracı bu cümleyi kutucuklar ve oklarla çizilmiş bir akışa dönüştürür.

İş akışları yalnızca mesaj göndermez. Bir müşteriye etiket ekleyebilir, sadakat seviyesini güncelleyebilir, satış ekibine görev açabilir, bir segmente ekleyip çıkarabilir, dış bir sisteme veri gönderebilir. Bu yüzden iş akışı, pazarlama otomasyonunun genel çalışma birimidir; e-posta akışları bunun yalnızca bir türüdür.

İyi bir iş akışının üç özelliği vardır: net bir amacı (ilk alışveriş, geri kazanım, bilgi toplama), net bir çıkış koşulu (amaç gerçekleşince dur) ve okunabilir bir yapısı (başka biri açtığında ne yaptığını anlayabilmeli).

Bir iş akışının parçaları

Giriş filtresi en çok atlanan parça. Tetikleyici herkesi akışa alıyor; ama pazarlama izni olmayan kişilerin, test kayıtlarının ya da o akışa zaten girmiş olanların dışarıda tutulması gerekiyor.

İş akışı tasarlarken

1. Önce kağıda çizin. Araçta kurmadan önce akışı konuşun.
2. Tek bir amaç belirleyin. Bir akış, bir hedef.
3. Giriş ve çıkışı netleştirin. Kim girer, ne zaman çıkar?
4. Adlandırma standardı kullanın. Akış ve adım adları anlaşılır olsun.
5. Test profilleriyle deneyin. Her dalı ayrı ayrı.

Uygulamada ne oluyor?

En sık sorun, akışların zamanla kimsenin anlamadığı yapılara dönüşmesi. Her yeni fikir mevcut akışa bir dal olarak ekleniyor; bir yıl sonra akış onlarca adıma ulaşıyor ve hata çıktığında nerede olduğu bulunamıyor.

İkinci gözlem, aynı kişinin birden fazla akışa aynı anda girmesi. Hoş geldin, gezinme ve kampanya akışları birbirinden habersiz çalışıyor ve kişi bir günde birçok mesaj alıyor.

Üçüncüsü, yeniden giriş kuralının belirsiz olması. Bir kişi sepet akışına her sepet oluşturduğunda yeniden girebiliyor mu? Bu kural tanımlanmadığında aynı kişi aynı akışı tekrar tekrar yaşıyor.

Dördüncüsü, akışların yalnızca e-posta için düşünülmesi. Satış ekibine görev açmak, müşteri kaydını güncellemek ya da bir segmente eklemek de iş akışının parçası olabiliyor; bu eylemler otomasyonun değerini genişletiyor.

Beşincisi, akış değişikliklerinin canlıda yapılması. İçinde yüzlerce kişi bulunan bir akışta yapılan değişiklik, bu kişilerin hangi adımda olduğunu karıştırabiliyor; değişiklikler yeni bir sürümle yapılmalı.

Altıncısı, akış belgelerinin olmaması. Akışı kuran kişi ayrıldığında kimse neden o koşulun konduğunu bilmiyor; kısa bir açıklama notu yıllar sonra zaman kazandırıyor.

Yedincisi, akış içi raporların okunmaması. Hangi adımda kaç kişinin beklediği, hangi dalın daha çok kullanıldığı ve kaç kişinin amaca ulaştığı görülebiliyor; bu veriler akışı iyileştirmenin doğrudan kaynağı.

Sekizincisi, hatalı adımların sessizce çalışması. Bir e-posta şablonu silinmiş ya da bir entegrasyon kopmuş; akış çalışıyor görünüyor ama eylem gerçekleşmiyor. Akış hata uyarılarının izlenmesi gerekiyor.

Dokuzuncusu, izin kontrolünün akış içine konmaması. Pazarlama iletisi gönderen her akışın başında izin durumunun kontrol edilmesi, izinsiz gönderimi sistematik olarak önlüyor.

Onuncusu, bekleyen kişilerin unutulması. Akış kapatıldığında içinde bekleyen kişiler ne olacak? Kimi zaman yarım kalan bir akış, aylar sonra beklenmedik bir mesaj gönderiyor.

On birincisi, karmaşık tek akış yerine birkaç basit akışın tercih edilmemesi. Birbirine bağlı küçük akışlar, tek dev akışa göre daha kolay test ediliyor ve daha az hata üretiyor.

On ikincisi, akışın başarısının tanımlanmaması. Her akışın ölçülebilir bir hedefi — ilk alışveriş oranı, geri kazanım oranı — olduğunda, akışın gerçekten işe yarayıp yaramadığı tartışmasız hale geliyor.

Neyi çözmez?

İş akışı, kötü tanımlanmış bir süreci iyileştirmez; yalnızca otomatikleştirir. Süreç kağıt üzerinde mantıklı değilse akışta da mantıklı olmaz.

Sıkça sorulan sorular

Otomasyon akışından farkı ne?

İş akışı genel kavram; e-posta ve mesaj akışları onun en yaygın türleri.

Bir akış ne kadar karmaşık olmalı?

Tek bir amaca hizmet edecek kadar; karmaşıklaşıyorsa bölünmeli.

Değişiklik nasıl yapılmalı?

İçindeki kişileri etkilememesi için yeni bir sürümle ve önce testle.

Bu kavramın bütün resim içindeki yerini Retention Pazarlama Rehberi içinde ayrıntılı anlattım.