Şehir Otelleri Kurumsal ve İş Seyahati Misafirini Nasıl Kazanır?

Şehir otelleri kurumsal ve iş seyahati misafirini, şirketlerle yapılan kurumsal anlaşmalar, şehrin fuar ve etkinlik takvimi ve iş seyahatini kolaylaştıran net bir teklifle kazanır. İş seyahati talebinin bir kısmı Google aramalarından, harita sonuçlarından ve OTA'lardan, bir kısmı şirketlerin kendi seyahat süreçlerinden gelir. Bireysel rezervasyon motordan, kurumsal talep satış ekibinden geçer ve ikisi ayrı ölçülür. Hafta içi kurumsal, hafta sonu bireysel misafirle dolan bir şehir otelinde pazarlama takvimi şehrin etkinliklerine göre kurulur.

Bu yazıdaki örnek otel bir şehir oteli değil, Akdeniz kıyısındaki 96 odalı bir tatil oteli. Orada küçük kurumsal ekiplerin hafta içi toplantı ve konaklama talebini oda satış kampanyasına karıştırmadık. Bu talep ayrı bir teklif formuna, ayrı bir satış sürecine ve CRM'de ayrı bir kayda bağlandı. Şehir otelleri için bir sonuç rakamı vermiyorum, ama bireysel rezervasyon ile kurumsal talebi ayırma mantığı aynı. Bu yazıda bir şehir otelinin kurumsal ve iş seyahati pazarlamasını nasıl kuracağını anlatıyorum.

İş seyahati talebi hangi kanallarda oluşur?

İş seyahatçisi tatilciden farklı karar verir. Çoğu zaman tarih bellidir, otel toplantı yerine, ulaşıma ve şirketin seyahat kurallarına göre seçilir. Bazen rezervasyonu misafirin kendisi değil, bir asistan, idari işler birimi ya da seyahat acentesi yapar.

Kanal	Kim kullanır?	Otelin yapması gereken
Google arama ve haritalar	Bireysel iş seyahatçisi, asistanlar	Konum ve ulaşım odaklı sayfalar, eksiksiz işletme profili
Fiyat listesi	Tarihini bilen bireysel misafir	Hotel Ads ve ücretsiz bağlantılarda doğru fiyat
OTA'lar	Bireysel misafir ve bazı şirket hesapları	Fiyat ve bilgi tutarlılığı
Şirketlerin seyahat süreçleri	Anlaşmalı şirket çalışanları	Kurumsal fiyat ve satış ilişkisi
Fuar ve kongre organizasyonları	Katılımcılar ve organizatörler	Etkinlik dönemi teklifleri ve oda bloğu

Büyük şirketler seyahatlerini çoğu zaman seyahat yönetim şirketleri üzerinden yürütür ve bu şirketler otelleri küresel dağıtım sistemlerinde görür. Otelin bu sistemlerde görünüp görünmediği ve kurumsal fiyatların doğru yüklenip yüklenmediği kanal yöneticisi ve satış ekibiyle kontrol edilmelidir. Fiyat listesindeki görünürlüğü Google Hotel Ads ve Google ücretsiz rezervasyon bağlantıları yazılarında, harita görünürlüğünü otellerin Google Haritalar görünürlüğü yazısında anlattım.

Şehir otelinde hangi talep türleri ayrılmalı?

Kurumsal misafir tek bir segment değildir. Bireysel iş seyahati ile bir şirketin yıllık anlaşması, bir fuar katılımcısı ile bir proje ekibi farklı kişilerin kararıdır ve farklı bir teklif ister. Her şehir otelinde aşağıdaki matrisle başlıyorum.

Talep türü	Karar veren	Önemli olan	Teklif
Bireysel iş seyahati	Misafir ya da asistanı	Konum, internet, kahvaltı saati, fatura	Esnek iptal, erken giriş ya da geç çıkış
Kurumsal anlaşma	İdari işler, satın alma, seyahat yöneticisi	Fiyat istikrarı, fatura, iptal esnekliği	Yıllık kurumsal fiyat ve ödeme koşulları
Fuar ve kongre katılımcısı	Katılımcı, şirketi ya da organizatör	Etkinlik alanına ulaşım, müsaitlik	Etkinlik dönemi paketi, ulaşım bilgisi
Toplantı ve konaklama	Etkinlik sorumlusu	Toplantı salonu, yemek, toplam maliyet	Ayrı teklif formu ve satış süreci
Uzun süreli proje ekibi	Şirketin proje yöneticisi	Uzun kalış fiyatı, çamaşır, çalışma alanı	Uzun kalış fiyatı ve hizmet paketi
Hafta sonu şehir kaçamağı	Bireysel misafir	Şehirdeki etkinlikler, kahvaltı, otopark	Hafta sonu paketi

Toplantı ve grup talebinin nasıl yönetildiğini otellerde grup ve toplantı taleplerinin artırılması yazısında ayrıca ele alıyorum. Son satır ise şehir otelinin hafta sonu boşluğunu dolduran misafirdir ve ayrı bir mesaj ister.

Kurumsal anlaşma sayfası hangi bilgileri vermeli?

Kurumsal anlaşma kararını veren kişi, otelde kalmayacak olan idari işler ya da satın alma sorumlusudur. Bu kişi otelin güzelliğine değil, çalışanlarının seyahatini kolaylaştıracak ve şirketin kurallarına uyacak bilgilere bakar. Bu yüzden şehir otelinin sitesinde kurumsal misafir için ayrı bir sayfa olmalı.

• Konum ve ulaşım. Havalimanına, iş merkezlerine, fuar alanına ve toplu taşımaya süre.
• İş için oda özellikleri. Çalışma masası, ölçülmüş internet hızı, sessiz oda seçeneği.
• Esneklik. İptal koşulları, erken giriş ve geç çıkış imkanı.
• Fatura ve ödeme. Kurumsal fatura, şirkete toplu fatura ve ödeme seçenekleri.
• Toplantı imkanı. Varsa toplantı salonu ve kapasitesi.
• Anlaşma talep formu. Şirket adı, tahmini yıllık oda gecesi, seyahat dönemleri ve iletişim bilgisi.

İnternet hızı gibi bilgiler ölçülmüş olarak yazılmalı. Vakadaki otelde uzaktan çalışma teklifi gerçek internet hızı ve çalışma alanı kanıtı olmadan yayına alınmadı. Aynı kural iş seyahatçisi için de geçerli. Kurumsal talep formunun bir satış formu gibi tasarlanması gerekir. Bunun genel ilkelerini B2B hizmet landing page yazısında anlattım.

Fuar ve etkinlik dönemleri nasıl planlanmalı?

Şehir otelinin takvimi şehrin takvimidir. Büyük bir fuar, kongre, konser ya da spor etkinliği, otelin birkaç gününü aylar öncesinden doldurabilir. Bu dönemleri önceden görmek hem pazarlama hem gelir yönetimi için gereklidir.

Adım	Ne yapılır?
Etkinlik takvimi	Şehrin fuar, kongre ve büyük etkinlik takvimi bir yıl öncesinden çıkarılır
Geçmiş veri	Önceki yıllarda aynı etkinlik dönemindeki doluluk ve rezervasyon öncesi süre incelenir
Fiyat ve kural	Gelir yönetimi o dönem için fiyat ve minimum konaklama kararını verir
Organizatör ilişkisi	Büyük etkinlikler için organizatöre ya da katılımcı şirketlere erken teklif
Sayfa ve reklam	Etkinliğe ulaşımı anlatan sayfa ve etkinlik adıyla yapılan aramalar için reklam
Kapasite	Doluluk yükseldiğinde reklam bütçesi kısılır, sonraki etkinliğe kaydırılır

Etkinlik dönemlerinde talep zaten yüksektir. Bu dönemlerde reklamın asıl işi yeni talep yaratmak değil, oteli bilen misafiri ve otelin adıyla arama yapanı OTA'ya kaptırmamaktır. Bu savunmayı otel reklamlarında marka aramaları yazısında anlattım. Doluluk yükselen tarihlerden bütçenin nasıl kaydırıldığını otel reklam bütçesi yazısında bulabilirsiniz.

Hafta içi ve hafta sonu dengesi nasıl kurulur?

Kurumsal ağırlıklı bir şehir oteli genelde hafta içi dolar, hafta sonu boşalır. Yaz ayları ve uzun tatiller de iş seyahatinin azaldığı dönemlerdir. Bu boşluklar, şehir otelinin düşük sezonudur.

Bu dönemleri doldurmanın yolu, tatil otelinin düşük sezonunu doldurmakla aynı mantığa dayanır. Boş kalan geceler oda tipi ve gün kırılımında çıkarılır, bu gecelerde gerçekten gelebilecek misafir bulunur ve ona uygun teklif doğru zamanda gösterilir. Şehirdeki bir konser için gelen çift, bir hafta sonu müze gezisi planlayan aile ya da bir maç için gelen grup, hafta sonunun misafiridir. Yöntemi düşük sezonda otel doluluğu yazısında anlattım.

Bireysel rezervasyon ile kurumsal talep nasıl ayrılır?

Bireysel rezervasyon ile kurumsal talep aynı raporda toplanırsa ikisinin de performansı yanlış okunur. Kurumsal anlaşma bir ay içinde rezervasyona dönmez, ama bir yıl boyunca oda gecesi getirebilir. Bireysel reklam ise günler içinde sonuç verir.

• Motor rezervasyonu. Bireysel iş seyahatçisi ve hafta sonu misafiri motordan rezervasyon yapar. GA4'te satın alma olarak ölçülür. Kurulumu otel rezervasyonlarının GA4 ile ölçülmesi yazısında anlattım.
• Kurumsal talep. Anlaşma ve grup formu CRM'de bir satış fırsatı olarak açılır, sorumlusu ve sonucu izlenir.
• Anlaşmalı rezervasyon. Kurumsal fiyat koduyla yapılan rezervasyonlar PMS'te şirket ve segment koduyla işaretlenir. Böylece bir anlaşmanın yıl içinde kaç oda gecesi getirdiği görülür.

Vakadaki otelde kurumsal grup talebi oda satış kampanyasına karıştırılmadı, ayrı bir teklif formu ve satış süreciyle yönetildi. Talebin kaynağı, sorumlusu ve sonucu CRM'de, konaklaması PMS'te izlendi. Mesaj ve telefonla gelen taleplerin bu kayda nasıl bağlandığını otellerde WhatsApp talepleri yazısında anlattım.

Şehir otelinde reklam nasıl kurulur?

Şehir otelinde reklamın en verimli olduğu yer, konum odaklı aramalardır. Fuar alanına yakın otel, havalimanı yakınında otel ya da bir iş bölgesinin adıyla yapılan aramalar, tarihi belli ve karar vermeye hazır bir misafiri gösterir. Bu aramaların kampanya yapısındaki yerini otel Google Ads kampanyası yazısındaki destinasyon katmanında anlattım.

Kurumsal anlaşma talebi için ise reklam farklı çalışır. Hedef, otelde kalacak kişi değil, anlaşmaya karar verecek kişidir. Bu talep bir satış fırsatı gibi ölçülür, form sayısıyla değil, anlaşmaya dönüşen ve yıl içinde oda gecesi getiren taleple. Talep kalitesinin nasıl ölçüldüğünü lead kalitesi ölçümü yazısında genel olarak anlattım.

Şehir oteli pazarlamasında hangi hatalar yapılıyor?

• Kurumsal misafiri tatilci gibi ikna etmeye çalışmak. Manzara değil, ulaşım ve esneklik önemlidir.
• Kurumsal anlaşma sayfası olmaması. Karar veren kişi aradığı bilgiyi bulamaz.
• Etkinlik takvimini geç görmek. Fiyat ve teklif kararı son ana kalır.
• Etkinlik döneminde bütçeyi artırmak. Zaten dolan tarihlere talep toplanır.
• Bireysel ve kurumsal sonucu aynı raporda toplamak. İkisinin de değeri yanlış okunur.
• Hafta sonunu unutmak. Şehir otelinin düşük sezonu her hafta tekrar eder.

Ben bu işi nasıl kuruyorum?

Bir şehir otelinde önce PMS'ten segment kodlarına göre son iki yılı çıkarıyorum. Hangi günler kurumsal, hangi günler bireysel misafirle doluyor, hangi şirketler ne kadar oda gecesi getiriyor, hangi etkinlik dönemleri öne çıkıyor? Ardından talep türleri matrisini, kurumsal anlaşma sayfasını ve şehrin etkinlik takvimini kuruyor, bireysel ve kurumsal talebin ayrı ölçüldüğü bir rapor düzeni oluşturuyorum. Reklam konum odaklı aramalara ve hafta sonu boşluğuna yönleniyor.

Bütün sistemin bir otelde nasıl çalıştığı otel dijital pazarlama vaka analizinde, çerçevesi otel pazarlaması rehberinde. Doğrudan kanalın maliyet hesabını otellerde doğrudan rezervasyon yazısında bulabilirsiniz. Yeni açılan bir şehir otelinin ilk ayları için otel açılışında dijital pazarlama konusunda ayrıca ele alıyorum. Otelinize birlikte bakmak isterseniz otel dijital pazarlama ve reklam yönetimi sayfasından ücretsiz rezervasyon analizi isteyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Şehir oteli pazarlaması nasıl yapılır?

Talep türleri ayrılarak. Bireysel iş seyahatçisi konum odaklı aramalar ve fiyat listesiyle, kurumsal anlaşmalar satış ekibi ve kurumsal anlaşma sayfasıyla, etkinlik katılımcıları şehrin etkinlik takvimine göre hazırlanan tekliflerle, hafta sonu misafiri ise şehirdeki deneyimleri anlatan paketlerle kazanılır.

Otel kurumsal müşteri nasıl bulur?

Şehirdeki şirketlerin seyahat yoğunluğunu ve otelin konum avantajını bilerek. Kurumsal anlaşma sayfası, satış ekibinin doğrudan iletişimi ve anlaşma talebine yönelik reklam birlikte çalışır. Başarı, form sayısıyla değil, anlaşmaya dönüşen ve yıl içinde oda gecesi getiren taleple ölçülür.

Kurumsal anlaşmada hangi koşullar önemlidir?

Fiyat istikrarı, iptal esnekliği, fatura ve ödeme koşulları, erken giriş ve geç çıkış imkanı ve konumun ulaşım avantajı. Karar veren kişi otelde kalmayacak olan idari işler ya da satın alma sorumlusu olduğu için bu bilgiler açık ve yazılı olmalıdır.

Fuar dönemlerinde reklam bütçesi artırılmalı mı?

Çoğu zaman hayır. Fuar dönemlerinde talep zaten yüksektir. Reklamın asıl işi otelin adıyla arama yapan misafiri OTA'ya kaptırmamaktır. Yeni talep bütçesi, doluluğun düşük kalacağı tarihlere kaydırılmalıdır.

Şehir otelleri hafta sonu doluluğunu nasıl artırır?

Hafta sonu gerçekten şehre gelecek misafiri bularak. Konser, müze, maç ya da yeme içme için gelen çiftler ve aileler hafta sonunun misafiridir. Onlara şehirdeki deneyimi anlatan bir hafta sonu paketi, hafta sonu kararının verildiği günlerde gösterilir.